[The Wedding Journal] Review : Alfabet Catering Preparation and Performance

Assalamualaikum, apa kabar brides? ūüôā

Beberapa hari yang lalu ada seorang pembaca blog yang menanyakan menu apa saja yang saya pilih untuk resepsi pernikahan kami, jadi inget kalau belum sempat mereview performance vendor yang satu ini di hari H pernikahan kami.

So, here we go.

Setelah deal, tetap ada beberapa hal yang perlu kami koordinasikan dengan pihak catering, yakni :

Pertama, perlengkapan di area VIP yaitu round table, goblet, dan napkin.

Kami perlu¬†berkoordinasi dengan pihak catering untuk menyediakan round table, goblet, dan napkin sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Kemarin kami pesan 8 buah round table (masing – masing 6 kursi) untuk mengakomodasi tamu VIP kami. ūüôā

IMG_0043

Kedua, layout catering pada venue.

Ini penting ngga penting sih, tapi dipentingin aja ya hehehe. Karena kita setidaknya perlu mengetahui, di titik mana saja buffet dan stall akan diletakkan, dimana tempat menyimpan makanan, dimana saja letak meja untuk piring kotor, titik-titik petugas catering, dan bagaimana alur waiter meloading makanan . Sebaiknya hal ini juga dilakukan bersama tim dekorasi supaya semuanya selaras, terutama terkait alur waiter dalam meloading makanan, jangan sampai alurnya terhalangi oleh properti dekorasi karena akan mengganggu kinerja waiter pada hari H. Biasanya, masing-masing vendor catering sudah punya cara dan SOP sendiri untuk mengatur buffet dan stall sesuai dengan venue pernikahan. Tapi ngga ada salahnya kok mensinkronkan kembali dengan pihak dekorasi. Malah lebih bagus lagi, kalau vendor dekorasi ternyata  sudah sering bekerja sama dengan vendor catering. Jadi istilahnya, sudah mengerti satu sama lain gitu deh cieeee.

Ketiga, meja dan cover untuk area penerima tamu

Ini juga saya baru tau kalau meja dan cover pada area tamu disediakan oleh pihak catering, awalnya saya pikir dari dekorasi. Ternyata tujuannya adalah supaya cover meja penerima tamu senada dengan meja catering. Akhirnya kami meminta pihak catering menyediakan 4 buah meja cuntuk penerima tamu.

Keempat, menu.

Pemilihan menu ini sifatnya fleksibel, tidak harus sama persis dengan penawaran yang diberikan tim marketing saat di awal survey. Kita bisa menambah, mengganti, atau mengurangi porsi pesanan sesuai dengan keinginan. Walaupun tentu saja, tidak kurang dari jumlah porsi normal/standar untuk jumlah tamu yang kamu undang. Untuk menghitung jumlah porsi, bisa dilihat di Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan.

Untuk memutuskan menu apa saja yang akan dipilih, kita dapat melakukan test food, supaya kita betul-betul mengatahui cita rasa dari masing-masing masakan. Jangan lupa untuk memperhatikan komposisi yang balanced. Untuk hal ini dapat didiskusikan dengan tim marketing dari catering. Misalnya, biasanya dalam 1 piring menu buffet, perlu ada keseimbangan dari beberapa jenis makanan (misalnya perbandingan lauk kering dan basah, atau jenis ayam/sapi/seafood), dan juga cita rasa (misalnya oriental, asam, asin, dlsb. Intinya jangan sampai ngga nyambung / too much). Tapi, sepertinya orang catering lebih paham ini deh hehe.

Akhirnya, berikut ini komposisi menu yang kami pilih :

Buffet

  • Nasi putih, makanan pokoknya orang Indonesia ūüėÄ
  • Nasi goreng : nasi goreng smoked beef.
  • Sup : sup kepiting asparagus. (saran : apabila memilih menu ini, sebaiknya tidak memilih menu zuppa soup, karena keduanya creamy, cukup berat untuk perut. Kalau tetap mau memilih menu zuppa soup, ada beberapa pilihan sup yang bisa dipilih, sup iga asam pedas misalnya)
  • Ayam : ayam panggang sereh .
  • Daging sapi : oseng sengkel lombok kethok.
  • Lainnya : udang sereal, nah ini dia lauk kering yang dipilih untuk mendampingi 2 lauk agak basah sebelumnya.
  • Sayur : sapo tahu seafood¬†(awalnya kailan dua rasa)
  • Aneka salad.
  • Sambal + kerupuk + acar.
  • Aneka buah potong + es lecy. Bisa dipilih tambahannya mau cocktail buah atau es lecy, kami pilih es lecy ūüôā
  • Aneka juice. Kami pilih mixed jambu dan mixed strawberry karena super fresh, tapi pada dasarnya, bebas kok, kembali lagi ke selera masing – masing. Ditambah ice¬†lemon tea.
  • Aneka snack. Biasanya berisi beberapa cake yang super nyum dan snack lain seperti risoles, biterballen, kornet kentang, dll. Saya pribadi suka sekali dengan kue cokelat dan cheesecake dari Alfabet. Snack-snack lain juga sangat¬†savory ūüôā
  • Air putih (saran : kira-kira jumlah air putih 5 kali jumlah porsi buffet)

Stall

Menu stall kami didominasi oleh menu sajian Nusantara alias masakan Indonesia. Kami tidak memilih menu yang too western karena prinsipnya, sesuaikan dengan tamunya, pilih yang banyak yang suka, dan yang penting cita rasanya oke :D.

  • Kambing guling dan lontong
  • Dimsum. Karena sudah ada dimsum, kami tidak memilih menu siomay.
  • Aneka pasta (fettucini white sauce, macaroni panggang, lasagna). Untuk fettucini white sauce akan disajikan pertama karena dimasak langsung di tempat.
  • Korean BBQ, disajikan dengan kimchi. Perbedaannya dengan Mongolian BBQ adalah Mongolian BBQ berisi beef + chicken, sementara Korean BBQ berisi beef saja. Sempat ragu memilih menu ini, antara mongolian BBQ, korean BBQ, atau beef teriyaki. Namun karena beef teriyaki disajikan dengan nasi, maka kami coret. Antara mongolian dan korean, tim Alfabet menyarankan korean karena termasuk salah satu menu yang menjadi favorite. Sip deh.
  • Empal gentong, pesenan Ibu.
  • Mie jawa, ini juga dimasak langsung di tempat. Surprisingly tasty, menu ini baru kami masukkan di saat-saat terakhir.
  • Salad solo
  • Sate ayam + lontong. Orang tua maupun anak – anak biasanya suka sate ayam :9
  • Baso malang
  • Dutch corner (Chocolate melt + ice cream dan waffle + ice cream). Sebenarnya boleh pilih 2 menu antara¬†poffertjes, waffle, chocolate melt cake, dan¬†chocolate fountain. Selain chocolate fountain, masing-masing disajikan dengan ice cream. Awalnya saya mau chocolate fountain (karena saya suka banget ini!), tapi ada hal yang menjadi concern yaitu tampilan. Stall chocolate¬†fountain biasanya hanya manis di awal, lama-lama kotor karena cokelat yang¬†berceceran. Walaupun bercecernya di plastik penutup taplak, kami khawatir hal tersebut justru akan mengurangi selera makan.

Nah, itu dia menu-menu yang saya pilih untuk acara resepsi pernikahan. Kalau diperhatikan lebih cermat, dari¬†10 jenis menu stall yang dipilih, 3¬†menu merupakan perpaduan dari italian, korean, ¬†dan chinese food, 1 menu untuk snack (dutch corner), dan 6 sisanya merupakan sajian menu nusantara. Awalnya mau menambahkan 1 lagi menu western antara cordon blue / fish and chips, tetapi ada¬†beberapa perimbangan sehingga¬†tidak jadi hehe. Kemudian, dari 6 menu nusantara yang dipilih, 3 di antaranya merupakan menu berkuah panas yang disajikan dengan mangkuk, yakni empal gentong, baso malang, dan mie jawa, sementara sisanya cenderung lebih kering. Dari awal kami¬†tidak ingin menambahkan menu nasi (misal nasi liwet) di stall karena menurut kami nasi di buffet sudah cukup. Kami tidak dianjurkan menambah d’crepes karena kami sudah memiliki dutch corner. Kebab pun tidak direkomendasikan untuk komposisi ini karena akan menjadi terlalu berat di perut hehe. Di antara menu di atas, menu yang kami lebihkan porsinya adalah empal gentong dan baso malang karena cukup banyak peminat (kami siapkan masing2 500 porsi). Dan benar saja loh, udah sebanyak itu tetep ludessss laris maniiis hehehe alhamdulillah..

Kelima, warna dekorasi dan kain table runner.

Biasanya pihak catering langsung menanyakan warna apa yang diinginkan untuk dekorasi catering. Hmm ini salah satu hal yang penting juga, karena meja-meja catering ini nantinya sangat berkontribusi dalam menampilkan mood tone dari pernikahan. Walaupun sebenarnya kita bisa memilih warna dekorasi berdasarkan foto saja, imho sebaiknya kita melihat bahannya secara langsung sekaligus mencocokkan warna. Kalau dari Alfabet ada 3 pilihan yang dapat kita kombinasikan yaitu cover yang menutupi mejanya langsung, list/brukat yang menghiasi/melapisi cover, dan runner yang diletakkan di atas cover. Sekarang ini banyak yang pakai brukat sebagai penghias cover, atau kain bermotif bunga-bunga shabby (tapi saya kurang suka kalau meja catering pakai motif bunga-bunga shabby).

Akhirnya kami ke Alfabet untuk memilih kain. Dengan dibantu oleh petugas disana, kami mencoba memadu padankan beberapa pilihan kain yang masuk ke mood tone pernikahan kami. Terpilihlah warna cover cream,  list peach, dan runner gold tembaga. Seperti ini :

IMG-20160117-WA0025

Pemilihan warna tersebut sudah cocok sih dengan tema¬†pernikahan kami yang inginnya cream- gold -peach, tapi ternyata saat kami technical meeting H-7 (Hari Jumat), kok warnanya jadi kurang cerah. Saya merasa kurang cocok (kata Ibu dan Bapak, sudahlah sudah…tidak apa apa kok, repot kalau ganti-ganti lagi). Akhirnya saya meminta Masun untuk datang lagi ke Alfabet hari Minggunya.¬†Saya tidak bisa ikut karena harus terapi urut tangan yang patah. Dari awal ibu sudah mewanti-wanti, bahwa hari itu harus ambil keputusan final. Apapun itu. Gapake bolak balik lagi. Hehehe waduh diultimatum sama kanjeng ratu hehe. Kemudian menurut masun, bagian cover itu bisa bolak balik warnanya (anggap side A dan side B), kemarin yang side A itu yang agak gelap, sehingga diganti saja menjadi side B. Petugas di Alfabet menyatakan warna yang side B itu sudah terang dan bagus untuk acara pernikahan. Hmmm, tapi kadang untuk hal-hal seperti ini sulit kalau menggunakan persepsi ya, apalagi cuma berdasarkan foto, harus benar-benar dinilai dan dilihat langsung agar sesuai dengan yang kita mau.

Akhirnya, saya kembali lagi ke Alfabet hari Rabu (which is H-3 hahaha, anak bandel) untuk kembali memastikan kainnya. Dan benar dugaan saya saat itu, bahwa baik sisi yang cerahnya pun, saya masih merasa kurang cocok.¬†Akhirnya saya request untuk minta ganti kain, mulai beralih ke kombinasi white,¬†peach dan baby pink, namun sayangnya, banyak brukat white¬†juga sudah full booked¬†untuk event weekend itu. Hehe saya maklum sih, namanya juga berubah pikiran¬†mendekati hari H hehehe. Di tengah – tengah kebingungan mau pakai yang mana (setelah banyak pilihan kain available disodorkan), saya iseng melihat-lihat dokumentasi lama yang ada di pajangan dinding Alfabet, daaaaaaaaaan…. ¬†ada kombinasi warna yang saya suka, alhamdulillah¬†ternyata warna tersebut masih available karena merupakan model lama. Bagi saya model lama itu tidak menjadi masalah, karena saya justru suka sekali warnanya ‚̧

Jadi seperti ini deh hasilnya ūüôā

Post IMG_6432

Abaikan Galon

Selama performance di hari H, alhamdulillah aku sangat puas karena :

  • Rapih dan cukup sigap.
  • Tim juga care dengan kebutuhan pengantin dan orang tua di stage, dari jam 11-1, kurang lebih 3 kali waiter naik pelaminan untuk membawakan minuman, jus, dan cemilan ringan.
  • Pengepakan makanan sisa juga sangat rapi, tidak seperti beberapa catering¬†yang biasanya membungkus makanan sisa dengan¬†plastik makanan 5 dan 10 L, tim Alfabet mengemasnya dalam box-box makanan. Jadi tetap rapih ūüôā
  • Dikasih kadoooo, 1 buah tas bahu, thank you Alfabet ūüôā
  • Penghitungan porsinya cukup tepat, pukul setengah 1 siang dapat info dari teman-teman yang hadir bahwa makanan masih melimpah.
  • Feedback dari kerabat yang hadir juga¬†sangat baik terkait taste hidangan yang disajikan, Happy tummy ‚̧
IMG_6426

Dekorasi Dutch Corner, ini lucu banget terus petugasnya juga pakai baju dan topi ala ala Holland.

Post IMG_6419

Alhamdulillah, terima kasih Alfabet, score 9.5 out of 10.

Featured image source here.

Semoga bermanfaat, plan every single details of your wedding with love¬†‚̧

[The Wedding Journal] Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan

Selamat siang, selamat berakhir pekan ya brides! Kali ini saya mau bercerita seputar tips dalam menghitung porsi catering pada resepsi pernikahan. Saya memperoleh ini dari diskusi dengan beberapa vendor catering, terutama catering yang saya gunakan pada acara pernikahan saya (Lihat Survey Review : Alfabet Catering). Silahkan disimak, semoga berkenan ya.

Nah, kalau kamu sudah menentukan jasa catering mana yang kamu gunakan (LihatHow to Find a Catering Service for Your Wedding), selanjutnya kamu perlu menentukan banyaknya porsi makanan yang kamu pesan. Dalam menjamu tamu undangan yang hadir, pastinya kita tidak ingin makanan yang kita pesan habis dalam waktu sekejap bukan? Meskipun demikian, pemesanan makanan berlebih sehingga mubadzir dan terbuang sia-sia juga sebaiknya dihindari. Bukankah segala yang berlebihan itu tidak baik?

So how to manage this?

Step 1: Jumlah Undangan x 2

Ketika kamu mengundang banyak tamu, pastikan bahwa kamu juga memesan cukup makanan untuk menjamu semua tamu yang hadir. Sayangnya, budaya pernikahan di Indonesia tidak lazim menggunakan sistem RSVP, walaupun RSVP sangat membantu untuk menentukan jumlah dan jenis makanan yang kamu pesan. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengalikan jumlah undangan dengan faktor 2. Hal ini berdasarkan asumsi bahwa tamu yang diundang akan membawa serta pasangannya. Walaupun ada juga yang membawa serta keluarganya untuk hadir, atau datang seorang diri, mengalikan dengan faktor 2 masih dirasa paling ideal hingga saat ini.

Step 2 : Tambahkan dengan jumlah keluarga dan panitia

Sibuk memikirkan tamu undangan jangan sampai membuatmu lupa tentang keluarga. Tambahkan jumlah keluarga kalian berdua ke dalam jumlah di atas. Kamu bisa memperkirakan ini dari mendata keluarga dari kamu, pasangan, dan orang tua masing-masing.

Step 3 : Mengurangi dengan faktor ketidakhadiran (umumnya 10%)

Ketika kita mengundang tamu, tidak ada yang menjamin bahwa semua tamu undangan dapat hadir. A hundred percent attendance is a super rare thing. Beberapa tamu mungkin memiliki agenda lain yang membuat mereka tidak dapat hadir, apalagi kalau sebagian tamu adalah orang penting. Oleh karena itu, lakukan pengurangan sebesar 10% dari porsi total awal. Angka ini bisa kurang, lebih, atau tidak sama sekali, sesuai dengan kondisi masing ‚Äď masing keluarga. Bisa jadi, kamu juga menyebar undangan online juga yang memungkinkan banyak temanmu hadir, sehingga kamu justru menambahkan dan bukannya mengurangi. Atau misalnya, banyak undangan yang lokasinya jauh dari tempat resepsimu, sehingga kemungkinan besar tidak hadir. Pertimbangkan juga seberapa baik relasi yang kamu bangun dengan para tamu undangan. Your careful consideration is very important for this.

Jadi, seandainya kamu menyebar 750 undangan dan menggunakan faktor ketidakhadiran sebesar 10% ini, maka :

Total                                      : 750 x 2 = 1500 pax
Faktor Ketidakhadiran    : 10% x 1500 = 150 pax
Hasil¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬† : 1500 ‚Äď 150 = 1350 pax

Sehingga, 1350 pax merupakan jumlah yang perlu kamu pesan.

Step 4 : Perbandingan Buffet dan Stall. Rasio 60 : 40 dan 50 : 50

Kita juga perlu bijak dalam membagi porsi pada buffet dan stall. Sebagai panduan umum, perbandingan 60:40 biasa digunakan untuk acara pernikahan pada siang hari, yang artinya 60% porsi buffet, dan 40% porsi stall. Misalnya hasil dari 3 step di atas menghasilkan angka 1000, maka 60% x 1000 = 600 porsi buffet (kalau kamu mendapatkan angka tanggung, biasanya dibulatkan sehingga dapat dibagi 50). Sementara acara pada malam hari umumnya menggunakan perbandingan 50:50 karena para tamu biasanya lebih memilih untuk mencari menu makanan ringan pada stall dibanding makanan berat pada buffet.

Step 5 : Perbandingan 1:5. 1 Porsi Buffet Setara dengan 5 Porsi Stall

Pernahkah kamu hadir pada pesta pernikahan, makan satu porsi pada stall, kemudian pulang, padahal masih banyak pilihan menu pada stall lain? Tentu tidak! Setelah menyantap satu hidangan, biasanya tamu undangan akan berkeliling dan mencoba hidangan yang lain. Oleh karena itu, kalikan jumlah porsi stall dari perhitungan sebelumnya dengan 5, sehingga :

Jumlah Porsi Buffet         : 60% x 1000 = 600 porsi
Jumlah Porsi Stall            : 40% x 1000 x  5 = 2000 porsi

!Tips : Daripada mendistribusikan sedikit porsi pada banyak menu stall, lebih baik lebih sedikit stall namun dengan kapasitas porsi sedang-besar (400-500 porsi /stall). Saat ini banyak penyedia jasa catering yang memberi penawaran menggiurkan dengan banyaknya jenis stall yang diberikan (apalagi kelihatannya lezat-lezat, bikin mau semua hehe), namun hanya 150-200 porsi/stall. Penghitungan seperti ini memungkinkan porsi stall mu habis dalam waktu yang sangat singkat.

!Tips : Untuk penyediaan air putih, satu porsi buffet sebaiknya setara dengan lima gelas air putih.

Contoh Order

Berikut ini adalah contoh order yang saya buat kemarin. Undangan yang saya sebar adalah 750 undangan. Belum termasuk keluarga dan teman-teman yang diundang dengan undangan online. Namun karena banyak yang kemungkinannya kecil untuk hadir, kami anggap 750 undangan tersebut sudah termasuk keluarga. Sehingga kami hanya tambahkan ekstra 50 menjadi 800.

Secara teori

Total                                      : 800 x 2 = 1600 pax
Faktor Ketidakhadiran      : 10% x 1600 pax = 160 pax
Hasil¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† : 1600 ‚Äď 160 = 1440 pax => kami turunkan ke bawah menjadi 1400 karena berbagai pertimbangan.

Jumlah Porsi Buffet            : 60% x 1400 pax = 840 porsi => dibulatkan 850
Jumlah Porsi Stall               : 40% x 1400 pax x 5 = 2800 porsi.

Meskipun demikian, kami merasa perbandingan 60:40 ini idealnya untuk pesanan maksimal 1000-1200 pax. Kami merasa 850 pax untuk buffet itu terlalu banyak, sehingga kami memutuskan hanya memesan 750 pax buffet dan mengalokasikan sisanya untuk menambah stall. Kalau kamu melakukan ini juga, ingat perbandingan 1 porsi buffet adalah 5 porsi stall ya, brides. Penambahan beberapa undangan di akhir membuat ibu (dan saya) terlalu khawatir makanannya kurang sehingga kami menambah stall lagi, padahal pihak catering berkali kali meyakinkan kalau makanannya sudah cukup. Thanks Mbak Rossi for assuring us!

Realisasi

Total Pesanan                    : 1400 pax
Jumlah Porsi Buffet         :  750 porsi.
Sehingga jumlah porsi stall seharusnya (1400-750)x5 = 3250 porsi
Jumlah Porsi Stall             : 3400 pax, kami lebihkan 150.
Ditambah bonus waffle ice cream dan molten cake 600 porsi, totalnya menjadi 4000 porsi stall.

Sehingga kalau dihitung ulang, 750 porsi stall dan 4000 porsi buffet ini adalah total porsi untuk 1550 pax, dengan perbandingan buffet:stall adalah 48:52

Alhamdulillah, dari laporan kerabat yang hadir, pada pukul 12.30 makanan pada stall dan buffet masih berlimpah. Dan setelah makanan sisa diberikan ke keluarga pun, bagi keluarga tidak over, cukup untuk dibagi-bagikan ke keluarga dan dimakan sampai keesokan harinya. Kalau teman-teman ada yang hadir terlambat pada pernikahan kami dan kehabisan makanan setelah pukul 1 siang, itu karena pihak catering sudah mulai berbenah.

Demikian, semoga bermanfaat ya.

Plan every single details of your wedding with heart ‚̧

Dwi Mustika Handayani

//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});