[The Wedding Journal] 6 Hal yang Perlu Kamu Perhatikan ketika Mengundang Tamu VIP/VVIP ke Resepsi Pernikahan

Selamat pagi, brides!

Sebelum bicara lebih jauh tentang hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan saat mengundang tamu VIP/VVIP, mungkin ada teman-teman yang bertanya :

Siapa sih tamu VIP/VVIP itu?

Berbicara tentang kerabat yang diundang ke resepsi pernikahan, mungkin kamu atau kedua orang tua mu memiliki kenalan/kolega yang merupakan orang penting. Definisi dari orang penting disini pun bisa jadi berbeda-beda untuk setiap keluarga, bisa jadi atasan di kantor, pejabat pemerintahan, atau mungkin bagimu, professor pembimbing saat kuliah dulu.

Saat saya menikah dulu, daftar tamu VIP didominasi oleh tamu ibu dan bapak yang merupakan pejabat dan ketua lembaga pemerintahan, serta beberapa profesor dari perguruan tinggi. Sementara dari saya dan suami, hanya direktur perusahaan dan dosen pembimbing saat skripsi dulu, hehe. Untuk tamu VVIP, pada awalnya kami tidak memiliki daftar tamu VVIP. Namun beberapa hari menjelang pernikahan, salah satu staf khusus menteri meminta ibu untuk menyampaikan undangan juga ke Pak Menteri, sehingga kami memasukkan Pak Menteri sebagai tamu VVIP kami.

Okay, kembali ke topik awal, berikut ini 6 hal yang menurut saya perlu diperhatikan ketika mengundang tamu VIP/VVIP ke resepsi pernikahan :

  • Let them now they are VIP/VVIP

Ketika mengundang tamu VIP/VVIP, let them now they are VIP/VVIP. Pemberitahuan ini dapat disertakan ke dalam undangan. Kalau dulu, saya menyertakan kartu yang menginformasikan bahwa mereka merupakan tamu VIP. Bisa jadi, dengan memberitahu bahwa beliau merupakan tamu VIP/VVIP menunjukkan seberapa besar kamu mengharapkan kedatangannya, sehingga kemungkinan untuk hadir di acaramu menjadi lebih besar 🙂

  • Area Parkir Khusus

Kamu juga dapat memberikan area parkir khusus untuk para tamu VIP agar memudahkan mereka dalam mencari parkir. Kartu parkir khusus ini juga dapat kamu sertakan bersama undangan untuk dibawa saat hari H. Jangan lupa koordinasikan juga dengan pihak keamanan/parkir gedung terkait hal ini.

  • Prosedur kedatangan

Pastikan siapa saja tamu VIP mu beberapa bulan sebelum acara. Selanjutnya, buatkan daftar tamu VIP. Daftar tamu VIP ini umumnya berisi nama, jabatan dan institusi, serta foto. Daftar ini akan berguna pada saat hari H sebagai bagian dari prosedur untuk merecognize tamu-tamu VIP yang datang.

Pada kedatangan tamu VIP, diperlukan protokol untuk menyambut dan mengantarkan tamu VIP ke pelaminan dan ruang makan. Untuk itu, diperlukan koordinasi yang baik antara Liaison Officer VIP, stopper antrian, dan MC.
Sebagai contoh, pada saat pernikahan saya dulu kurang lebih prosedurnya seperti ini :

  1. LO tamu VIP menyambut kedatangan VIP di area tamu, kemudian menawarkan diri untuk mengescort tamu tersebut ke pelaminan. Tetapi, mungkin saja ada tamu VIP yang tidak ingin menggunakan hak VIP nya untuk dilayani sebagaimana mestinya, karena ingin ikut mengantri dan berbaur dengan yang lain misalnya.
  2. LO tamu VIP memberitahukan kepada stopper tentang kedatangan tamu VIP (dengan wireless HT).
  3. Stopper memberi tahu MC tentang kedatangantamu VIP.
  4. Bersamaan dengan LO mengantarkan tamu VIP menuju pelaminan, MC memberikan ucapan selamat datang kepada tamu VIP dengan menyebutkan nama, jabatan, dan institusinya. Hati-hati jangan sampai salah 🙂
  5. Stopper memberhentikan barisan antrian tamu untuk mendahulukan tamu VIP naik ke pelaminan.
  6. LO tamu VIP menyilakan tamu VIP untuk naik pelaminan.
  7. Tamu VIP memberikan ucapan selamat dan berfoto bersama.
  8. LO tamu VIP mengantarkan tamu VIP ke ruang makan VIP

Untuk menjalankan protokol ini, terutama apabila tamu VIP mu benar-benar orang yang sangat penting, pastikan kamu memiliki panitia/wedding organizer yang cukup berpengalaman dalam menghandle tamu-tamu penting.

Berikut ini sedikit tips untuk mengenali tamu VIP di meja penerima tamu :

  1. Menggunakan kartu VIP
    Kartu yang menunjukkan bahwa ia merupakan tamu VIP ini dapat kamu sematkan di kartu undangan untuk dibawa pada hari H. Memang belum tentu dibawa sih, tapi siapa tau dibawa 🙂
  2. Mencocokkan foto pada daftar dengan wajah
    Ini dia fungsi daftar VIP yang kamu buat tadi, sebagai media untuk mengenali mana-mana saja tamu yang merupakan tamu VIP, sehingga panitia bisa mencocokan wajah yang ada pada daftar dengan tamu yang datang.
  3. Melihat nama pada buku tamu
    Seringkali wajah pada foto yang tertera pada daftar tidak mirip dengan wajah aslinya, apalagi apabila terdapat perubahan pada tampilan, misalnya dahulu belum mengenakan jilbab dan sekarang sudah. Untuk menghindari miss saat mengenali, panitia juga perlu melihat nama yang dituliskan di buku tamu, mencocokan nama pada daftar dengan nama yang dituliskan pada buku tamu.
    Sebaiknya, panitia sudah mempelajari terlebih dahulu daftar yang diberikan oleh calon pengantin, supaya setidaknya ingat atau ada gambaran siapa-siapa saja tamu VIP yang akan datang.
  • Area Makan Khusus

Siapkan juga satu area khusus untuk tamu VIP menyantap hidangan resepsi pernikahan. Pastikan ada jumlah round table yang cukup sesuai dengan jumlah tamu VIP yang akan hadir. Selain itu, jangan lupa berkoordinasi dengan pihak catering terkait penyiapan goblet air minum, napkin, dan juga menu buffet dan stall di area VIP ini.

Supaya area makan VIP ini indah dan nyaman, koordinasikan juga dengan vendor dekorasimu untuk menyiapkan dekorasi khusus area VIP. Dan apabila kamu menghendaki area ini khusus untuk tamu VIP saja, jangan lupa untuk meminta pembatas area serta menugaskan salah seorang panitia yang berjaga di sekitar area makan VIP.

Kenyamanan para tamu merupakan hal yang utama, sehingga sebaiknya perhatikan juga letak area makan khusus tamu VIP ini, jangan terlalu dekat dengan panggung musik dan sound, supaya para tamu VIP dapat berbincang-bincang dengan lebih intimate. 🙂

  • Jalur Khusus

Untuk memudahkan prosedur kedatangan tamu VIP, sediakanlah jalur red carpet khusus untuk tamu VIP bila memungkinkan, yakni jalur yang berbeda dengan jalur tamu pada umumnya. Contohnya di Gedung Puri Ardhya Garini, jalur red carpet di bagian tengah ruangan dapat digunakan untuk escort tamu VIP, sementara antrian tamu lain dapat menggunakan jalur red carpet di sisi samping ruangan. Hal ini dapat kamu koordinasikan dengan pihak dekorasi dan gedung, terkait layouting dan penyediaan karpet tersebut. Selain itu, jangan lupa untuk mensterilkan area ini agar khusus hanya untuk tamu VIP.

  • Keamanan

Hal ini perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP sekelas menteri / pejabat tinggi negara (presiden dan wakil presiden misalnya). Pada umumnya pejabat tinggi negara memiliki protokoler sendiri, maka pastikan kamu melakukan technical meeting tersendiri dengan staf protokoler tersebut untuk membicarakan prosedur kedatangan dan keamanan tamu VIP ini.

 

Baiklah.. kira-kira itu saja yang bisa saya sampaikan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP dan VVIP ke resepsi pernikahanmu. Terima kasih sudah membaca, let me know what you think 🙂

Semoga bermanfaat, plan every singe details of your wedding with love

Dwi Mustika Handayani.

[The Wedding Journal] Kaysha, A Reliable Team at My Wedding

Kaysha is the key to my lock. A very cooperative team that solved most problems the bride had.

Bagi teman-teman yang sudah mengenal saya dengan baik, pasti paham betul bagaimana detail saya dalam menyusun persiapan acara. Dari awal, saya menyiapkan 1 buku saku khusus mencatat proses persiapan pernikahan kami. Selain itu saya juga membuat satu dokumen khusus berjudul “Wedding Preparation Detail” berisi daftar vendor sekaligus kontak, to do list, check list, daftar seragam, sampai daftar pengisi acara, timeline, sampai pembukuan keuangan, nomor rekening, dan timeline pelunasan. Kalau ada yg mau contohnya, boleh kontak ya 🙂

Hmm, sepertinya sayang sekali ya kalau persiapan yang matang tidak diiringi dengan eksekusi yang baik. Oleh karena itu mendekati hari pernikahan, saya semakin sadar kalau saya harus mulai mendelegasikan tugas-tugas dan segala informasi terkait penyelenggaraan acara pernikahan kepada pihak lain, pihak yang dapat diandalkan untuk memastikan segalanya berlangsung dengan baik dan lancar. Apalagi saya sudah tidak bisa melakukan apa-apa lagi saat Hari H. Jangan sampai saat Hari H masih grasa grusu dan keliatan chaos karena sejujurnya saya adalah orang yang amat teramat mudah panik. Jangan ya, pengantin wanita harus tenang dan bersahaja pada hari bahagianya. 🙂

One thing we should remember, the bride deserves peace, even more  when it is  closer to the day. Let her experience a lifetime moment with her trully blissful heart ❤

Setelah sempat galau berkepanjangan tentang siapa yang bisa menjadi panitia pernikahan karena keluarga kami berdua kebanyakan di kampung halaman, sementara jasa wedding organizer cukup mahal, Allah mempertemukan kami dengan Kaysha Wedding Organizer 4 bulan sebelum pernikahan kami digelar. Alhamdulillah, rencana Allah itu, indah ya?

Diawali dengan melihat instagram Kaysha (@kayshawedding), saya kemudian menghubungi tim Kaysha dan meminta pricelist. Sebelum bertemu dengan Kaysha, sebenarnya saya sudah sempat survey ke beberapa vendor WO, di antaranya adalah Artea WO (yang kebetulan milik saudara teman saya), dan DWO (hasil rekomendasi dari Miarosa). Keduanya sudah cukup terkenal dalam menyelenggarakan acara pernikahan. Saya beberapa kali mendatangi pernikahan dengan DWO sebagai Wedding Organizernya. Sementara Artea sendiri kalau tidak salah digunakan untuk acara pernikahan Putri Titian dan Yunior Liem beberapa waktu silam. Dibandingkan keduanya, jelas Kaysha WO ini jauh lebih murah, karena memang WO nya terbilang masih baru. Apalagi Kaysha memang saat itu sedang dalam periode diskon. Ah, jodoh ini sih namanya ❤

Berikut ini saya lampirkan pricelist Artea, DWO, dan Kaysha. Semoga bermanfaat, ya.

Pricelist ARTEA WO 2015
Pricelist DWO 2015
Pricelist Kaysha WO 2016

Meskipun masih terbilang baru, ada satu hal yang menjadi daya tarik tersendiri dari Kaysha, satu hal yang belum pernah saya temukan di vendor WO lain. Kaysha menyediakan dua sesi konseling pranikah dengan psikolog (sudah include di dalam paket). Ini menurut saya keren banget dan pantas diacungi jempol, karena artinya Kaysha tidak hanya memperhatikan kelancaran acara pernikahan, tetapi juga bagaimana kesiapan calon pengantin sebelum memasuki jenjang pernikahan

Merasa Kaysha adalah jawaban dari kegalauan, akhirnya saya coba minta untuk arrange meeting dengan Kaysha. Akhirnya kita ketemu perdana di Kota Kasablanka bersama Ka Cipi dan Ka Nana (beliau ini yang nantinya akan jadi Project Leader untuk acara pernikahan saya). Ternyata, kebanyakan crew Kaysha adalah alumni UI, sebagian dari mereka bertemu dan akrab di BEM UI. Ceritanya, awal mula Kaysha membentuk WO adalah juga karena sering diminta bantuannya untuk menjadi panitia pernikahan (sesama anak UI juga). Mereka juga masih muda, perbedaan usia kami umumnya hanya terpaut 2 sampai 3 tahun saja.

Ternyata, setelah diskusi dengan Kaysha, alasan kenapa Kaysha menyediakan konseling pranikah adalah karena Kaysha memahami, bahwa pernikahan itu tidak sebatas pada resepsi saja. Pernikahan adalah perjalanan panjang seumur hidup. Oleh karena itu, jangan sampai pengantin terlalu exhausted dan stressed dalam mengatur acara pernikahan, sampai lupa bahwa perjalanan panjang pernikahan juga harus dipersiapkan. Konseling prapernikahan adalah salah satu cara untuk membekali calon pengantin dengan ilmu. So be calm, be prepared, and let Kaysha handle the wedding.

Seperti tulisan pada home blog ini, I wish for a blissful marriage, even more beautiful than my wedding.

kaysha

Kaysha Team ++ on duty

Untuk harga, harga yang ditawarkan Kaysha masih negotiable dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan budget. Kemarin saya menggunakan Half Day Package (Max VIP 20 tamu, tapi saya 30 tamu masih tidak apa apa). Half Day Package ini sebenarnya untuk paket acara akad nikah dan resepsi dalam satu hari (waktu kerja 9 jam), namun karena akad nikah saya berbeda hari, Kaysha merasa pekerjaan mereka menjadi sangat sedikit saat resepsi, oleh karena itu Kaysha memberikan 1 crew tambahan sehingga total crew yang bekerja menjadi 9 orang. Karena akad nikah yang berbeda hari, saya juga meminta tambahan crew untuk membantu penyelenggaraan akad nikah di hari sebelumnya sebanyak 3 orang (yang satu dari bonus crew tambahan). Untuk penambahan satu orang crew, Kaysha mengenakan biaya sebesar Rp 350.000 saja. Baik, ya??

To sums them upcrew Kaysha untuk pernikahan kami adalah 11 orang, 8 untuk resepsi, 3 untuk akad nikah. Untuk akad nikah memang crew yang bertugas lebih sedikit, karena secara garis besar, rangkaian acara adat siraman, akad nikah, panggih, tumplak punjen, dan begalan pada hari Jumat sudah dihandle oleh tim pemangku adat, yakni Pak Suryanto dari Sanggar Dewi Sri (Lihat Survey Pemangku Adat : Sanggar Dewi Sri (Pak Suryanto)).

Setelah kami deal dengan Kaysha, kami kembali dibuat let’s say…amazed. Ketika vendor lain biasanya hanya memberikan daftar pelayanan jasa atau quotation, kontrak kerja sama kami dengan Kaysha benar-benar disusun dalam bentuk Surat Perjanjian Kerja Sama (iya, yang isinya pasal-pasal, pihak pertama pihak kedua, dll), yang kemudian ditandatangani di atas materai.

Setelah deal dengan Kaysha, langkah selanjutnya adalah saya mulai mentransfer segala informasi ke Ka Nana yang menjadi Project Leader acara pernikahan saya. Semua mulai dari wedding preparation details, sampai informasi apa saja yang sudah, sedang, dan akan dilakukan, untuk kemudian dibuatkan checklist dan timeline persiapan dengan format Kaysha. Saya juga memberikan semua quotation dan perjanjian dengan vendor supaya Kaysha dapat memastikan vendor memenuhi semua kewajiban pelayanan yang telah disepakati.

Saya merasa beruntungsekali dibantu oleh Project Leader yang juga mendetail, mengingatkan kalau ada detail yang ternyata masih luput dari pikiran saya sebelumnya. Namun berbeda dengan saya, Ka Nana lebih santai, bisa menenangkan kalau saya tiba-tiba panik ketika teringat sesuatu yang belum beres. Beliau juga sangat inisiatif dan kooperatif. Inisiatif menawarkan bantuan teknis untuk hal yang belum kami kerjakan, seperti mengetikkan nama undangan, mencetak kartu VIP, mencetak foto display, menyewa dan membelikan frame foto, sampai mengambilkan souvenir dan menempelkan thank you notenya. Semua persiapan, sampai penyusunan Wedding Guidance Book dan technical meeting terakhir juga berlangsung lancar.

capture

Wedding Diaries

Untuk pelaksanaan hari H, tim Kaysha juga sangat professional dan mampu mengakomodasi keinginan dan kebutuhan kami beserta keluarga, sehingga saya dapat dirias dengan tenang. Sangat baik dalam mengorganisasikan kegiatan saat hari H mulai dari sarapan, sampai closing dan serah terima makanan dari pihak catering dan wedding cake. Semua detail persiapan seperti alat tulis, teks akad nikah, kupon-kupon, pengamanan mahar dan buku nikah, dan lain sebagainya, terhandle dengan sangat baik. Penyambutan tamu juga berlangsung teratur dan rapi, terutama untuk escorting tamu VIP untuk salaman, berfoto, dan menyantap hidangan. Alhamdulillah kami sangaat puas dengan service yang diberikan Kaysha. Setelah acara pun banyak tamu undangan dari teman maupun kolega orang tua yang menyatakan bahwa acara pernikahan kami berlangsung dengan teratur, rapi, dan well organized.

Thanks to Kaysha!

P.S :

Ada satu hal lagi yang menarik. Sebelum acara pernikahan, saya sempat request ke Kaysha untuk mengamankan beberapa porsi kambing guling untuk saya (kelakuan banget ya pengantin satu ini :p). Kaysha sudah mengamankan dan memisahkan porsi kambing guling tersebut di salah satu spot pada area VIP, namun pihak catering sangat sigap mengepak makanan ketika acara selesai, sehingga kambing guling yang tadi telah disiapkan entah berada di kotak yang mana. Well, who knows kan? Saya tidak menyalahkan siapa-siapa, thanks to Alfabet crew yang sangat sigap dalam bekerja. Beberapa pekan kemudian, project leader kami mengirimkan satu porsi sate dan gulai kambing ke alamat kami, sebagai pengganti kambing guling yang tidak jadi saya makan setelah resepsi pernikahan. How sweet, padahal itu sama sekali tidak perlu.

Ah, bagaimana mungkin saya tidak sayang? Hai Kaysha, apa kabar?

Kaysha Wedding Organizer

IG : @kayshawedding
Email : kaysha.the.wo@gmail.com

Semoga bermanfaat ya, plan every single details of your wedding with heart ❤

Dwi Mustika Handayani