[The Wedding Journal] 6 Hal yang Perlu Kamu Perhatikan ketika Mengundang Tamu VIP/VVIP ke Resepsi Pernikahan

Selamat pagi, brides!

Sebelum bicara lebih jauh tentang hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan saat mengundang tamu VIP/VVIP, mungkin ada teman-teman yang bertanya :

Siapa sih tamu VIP/VVIP itu?

Berbicara tentang kerabat yang diundang ke resepsi pernikahan, mungkin kamu atau kedua orang tua mu memiliki kenalan/kolega yang merupakan orang penting. Definisi dari orang penting disini pun bisa jadi berbeda-beda untuk setiap keluarga, bisa jadi atasan di kantor, pejabat pemerintahan, atau mungkin bagimu, professor pembimbing saat kuliah dulu.

Saat saya menikah dulu, daftar tamu VIP didominasi oleh tamu ibu dan bapak yang merupakan pejabat dan ketua lembaga pemerintahan, serta beberapa profesor dari perguruan tinggi. Sementara dari saya dan suami, hanya direktur perusahaan dan dosen pembimbing saat skripsi dulu, hehe. Untuk tamu VVIP, pada awalnya kami tidak memiliki daftar tamu VVIP. Namun beberapa hari menjelang pernikahan, salah satu staf khusus menteri meminta ibu untuk menyampaikan undangan juga ke Pak Menteri, sehingga kami memasukkan Pak Menteri sebagai tamu VVIP kami.

Okay, kembali ke topik awal, berikut ini 6 hal yang menurut saya perlu diperhatikan ketika mengundang tamu VIP/VVIP ke resepsi pernikahan :

  • Let them now they are VIP/VVIP

Ketika mengundang tamu VIP/VVIP, let them now they are VIP/VVIP. Pemberitahuan ini dapat disertakan ke dalam undangan. Kalau dulu, saya menyertakan kartu yang menginformasikan bahwa mereka merupakan tamu VIP. Bisa jadi, dengan memberitahu bahwa beliau merupakan tamu VIP/VVIP menunjukkan seberapa besar kamu mengharapkan kedatangannya, sehingga kemungkinan untuk hadir di acaramu menjadi lebih besar 🙂

  • Area Parkir Khusus

Kamu juga dapat memberikan area parkir khusus untuk para tamu VIP agar memudahkan mereka dalam mencari parkir. Kartu parkir khusus ini juga dapat kamu sertakan bersama undangan untuk dibawa saat hari H. Jangan lupa koordinasikan juga dengan pihak keamanan/parkir gedung terkait hal ini.

  • Prosedur kedatangan

Pastikan siapa saja tamu VIP mu beberapa bulan sebelum acara. Selanjutnya, buatkan daftar tamu VIP. Daftar tamu VIP ini umumnya berisi nama, jabatan dan institusi, serta foto. Daftar ini akan berguna pada saat hari H sebagai bagian dari prosedur untuk merecognize tamu-tamu VIP yang datang.

Pada kedatangan tamu VIP, diperlukan protokol untuk menyambut dan mengantarkan tamu VIP ke pelaminan dan ruang makan. Untuk itu, diperlukan koordinasi yang baik antara Liaison Officer VIP, stopper antrian, dan MC.
Sebagai contoh, pada saat pernikahan saya dulu kurang lebih prosedurnya seperti ini :

  1. LO tamu VIP menyambut kedatangan VIP di area tamu, kemudian menawarkan diri untuk mengescort tamu tersebut ke pelaminan. Tetapi, mungkin saja ada tamu VIP yang tidak ingin menggunakan hak VIP nya untuk dilayani sebagaimana mestinya, karena ingin ikut mengantri dan berbaur dengan yang lain misalnya.
  2. LO tamu VIP memberitahukan kepada stopper tentang kedatangan tamu VIP (dengan wireless HT).
  3. Stopper memberi tahu MC tentang kedatangantamu VIP.
  4. Bersamaan dengan LO mengantarkan tamu VIP menuju pelaminan, MC memberikan ucapan selamat datang kepada tamu VIP dengan menyebutkan nama, jabatan, dan institusinya. Hati-hati jangan sampai salah 🙂
  5. Stopper memberhentikan barisan antrian tamu untuk mendahulukan tamu VIP naik ke pelaminan.
  6. LO tamu VIP menyilakan tamu VIP untuk naik pelaminan.
  7. Tamu VIP memberikan ucapan selamat dan berfoto bersama.
  8. LO tamu VIP mengantarkan tamu VIP ke ruang makan VIP

Untuk menjalankan protokol ini, terutama apabila tamu VIP mu benar-benar orang yang sangat penting, pastikan kamu memiliki panitia/wedding organizer yang cukup berpengalaman dalam menghandle tamu-tamu penting.

Berikut ini sedikit tips untuk mengenali tamu VIP di meja penerima tamu :

  1. Menggunakan kartu VIP
    Kartu yang menunjukkan bahwa ia merupakan tamu VIP ini dapat kamu sematkan di kartu undangan untuk dibawa pada hari H. Memang belum tentu dibawa sih, tapi siapa tau dibawa 🙂
  2. Mencocokkan foto pada daftar dengan wajah
    Ini dia fungsi daftar VIP yang kamu buat tadi, sebagai media untuk mengenali mana-mana saja tamu yang merupakan tamu VIP, sehingga panitia bisa mencocokan wajah yang ada pada daftar dengan tamu yang datang.
  3. Melihat nama pada buku tamu
    Seringkali wajah pada foto yang tertera pada daftar tidak mirip dengan wajah aslinya, apalagi apabila terdapat perubahan pada tampilan, misalnya dahulu belum mengenakan jilbab dan sekarang sudah. Untuk menghindari miss saat mengenali, panitia juga perlu melihat nama yang dituliskan di buku tamu, mencocokan nama pada daftar dengan nama yang dituliskan pada buku tamu.
    Sebaiknya, panitia sudah mempelajari terlebih dahulu daftar yang diberikan oleh calon pengantin, supaya setidaknya ingat atau ada gambaran siapa-siapa saja tamu VIP yang akan datang.
  • Area Makan Khusus

Siapkan juga satu area khusus untuk tamu VIP menyantap hidangan resepsi pernikahan. Pastikan ada jumlah round table yang cukup sesuai dengan jumlah tamu VIP yang akan hadir. Selain itu, jangan lupa berkoordinasi dengan pihak catering terkait penyiapan goblet air minum, napkin, dan juga menu buffet dan stall di area VIP ini.

Supaya area makan VIP ini indah dan nyaman, koordinasikan juga dengan vendor dekorasimu untuk menyiapkan dekorasi khusus area VIP. Dan apabila kamu menghendaki area ini khusus untuk tamu VIP saja, jangan lupa untuk meminta pembatas area serta menugaskan salah seorang panitia yang berjaga di sekitar area makan VIP.

Kenyamanan para tamu merupakan hal yang utama, sehingga sebaiknya perhatikan juga letak area makan khusus tamu VIP ini, jangan terlalu dekat dengan panggung musik dan sound, supaya para tamu VIP dapat berbincang-bincang dengan lebih intimate. 🙂

  • Jalur Khusus

Untuk memudahkan prosedur kedatangan tamu VIP, sediakanlah jalur red carpet khusus untuk tamu VIP bila memungkinkan, yakni jalur yang berbeda dengan jalur tamu pada umumnya. Contohnya di Gedung Puri Ardhya Garini, jalur red carpet di bagian tengah ruangan dapat digunakan untuk escort tamu VIP, sementara antrian tamu lain dapat menggunakan jalur red carpet di sisi samping ruangan. Hal ini dapat kamu koordinasikan dengan pihak dekorasi dan gedung, terkait layouting dan penyediaan karpet tersebut. Selain itu, jangan lupa untuk mensterilkan area ini agar khusus hanya untuk tamu VIP.

  • Keamanan

Hal ini perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP sekelas menteri / pejabat tinggi negara (presiden dan wakil presiden misalnya). Pada umumnya pejabat tinggi negara memiliki protokoler sendiri, maka pastikan kamu melakukan technical meeting tersendiri dengan staf protokoler tersebut untuk membicarakan prosedur kedatangan dan keamanan tamu VIP ini.

 

Baiklah.. kira-kira itu saja yang bisa saya sampaikan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP dan VVIP ke resepsi pernikahanmu. Terima kasih sudah membaca, let me know what you think 🙂

Semoga bermanfaat, plan every singe details of your wedding with love

Dwi Mustika Handayani.

Advertisements

[The Wedding Journal] A Glimpse about Papeneri

Assalamu’alaikum dear bride to be? Apa kabar? Semoga segala usaha untuk menggenapkan separuh agama senantiasa dilancarkan dan diberkahi Allah SWT. Aamiin.

Ternyata sudah cukup lama blog ini ditinggalkan ya. Sudah lebih dari dua bulan sejak entri terakhir tentang Review Wedding Cake Billiechick (Lihat Delightful Wedding Cake by Billiechick). Hihi, mohon maaf ya. Ah ya, saya juga mau mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada pembaca setia blog ini (ada ngga ya? Hihi) atas feedback positif yang telah diberikan. Senang sekali rasanya melihat stat blog yang makin hari makin meningkat, juga membaca dan membalas satu per satu setiap email yang mampir ke inbox. Semoga blog ini bisa terus memberikan manfaat 🙂

Di postingan kali ini, saya mau membahas tentang Papeneri, my baby that was born from #DIYBrideProject Paper Flower (Lihat My #DIYBrideProject : Paper Flower Decoration ). Sejujurnya, saya sama sekali tidak menyangka bahwa #DIYBrideProject iseng-iseng waktu itu membawa feedback positif dari kerabat yang hadir pada resepsi pernikahan saya dan Masun tahun lalu. Mulai dari bertanya jenis bahan yang ingin digunakan, toko tempat membeli kertas, sampai menanyakan template kelopak yang saya gunakan.

Karena banyaknya feedback positif dari teman-teman dan kerabat, saya mencoba memberanikan diri untuk membuka usaha paper flower kecil-kecilan. Diawali dengan membantu membuatkan paper flower untuk acara pernikahan seorang sahabat. Ternyata, minat para bride-to-be terhadap dekorasi paper flower cukup besar. Setelah itu pun masih ada lagi yang menanyakan perlihal paper flower dan bahkan memesan.

Akhirnya pada tanggal 7 Januari 2017 kemarin (iya, tanggal cantik 7117, banyak sekali yang menikah pada tanggal itu), bertepatan dengan salah satu event project papeneri, setelah menemukan beberapa supplier kertas dan mengembangkan beberapa pilihan model bunga, kami resmi melaunching Papeneri sebagai lini usaha kami berdua untuk menyediakan paper flower berkualitas dengan harga terjangkau yang dapat digunakan untuk berbagai acara.

logo-papeneri-d-tanpa-background

Kami juga mohon doa dari teman-teman pembaca sekalian, semoga usaha ini menjadi satu langkah baik dan diberkahi Allah SWT. ❤

Boleh diintip produknya, yuk!

m-akasha

Akasha melambangkan kebebasan dan ruang terbuka, seperti kamu yang gemar berpetualang dan mempelajari hal baru. Perluas ruang bertumbuh dengan senantiasa menghargai perbedaan. Tidak harus selalu benar, tidak perlu takut salah, karena semuanya merupakan proses belajar. Teruslah tumbuh, seperti kuncup bunga yang perlahan mekar.

m-ishana

Ishana, dalam bahasa sansekerta berarti kaya. Setiap orang mungkin memiliki cara yang berbeda-beda dalam memaknai kekayaan. Menurut kami, hati yang kaya adalah hati yang senantiasa bersyukur. Bagaimana menurutmu?

m-nitya

Setiap lembar kelopak Nitya berbentuk hati, sebagai lambang cinta yang abadi. Semoga cintamu juga.

m-safira

Safira menyimpan makna istimewa, sebagaimana kami percaya setiap perempuan terlahir istimewa. Maka, tidak perlu membanding-bandingkan dirimu dengan orang lain. Karena seperti bunga, it doesn’t think of competing with the next flower, it just blooms. Jadilah dirimu sendiri.

m-zanitha

Keanggunan adalah keindahan yang tidak akan pernah pudar. Ia bukan tentang apa yang kau pakai di luar. Lebih dari itu, ia tentang bagaimana dirimu yang sebenarnya dari dalam. Zanitha hadir sebagai lambang keanggunan seorang perempuan, yang terpancar karena keindahan akhlak dan pekerti.

img_5316_1

Papeneri for Photobooth Decoration

Apabila teman-teman disini ada yang berminat, berikut ini official account papeneri :
IG : @papeneri
Line : dmhandayani
FB Page : Papeneri

Semoga bermanfaat, plan every single details of your wedding with love

Dwi Mustika Handayani.

[The Wedding Journal] Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan

Selamat siang, selamat berakhir pekan ya brides! Kali ini saya mau bercerita seputar tips dalam menghitung porsi catering pada resepsi pernikahan. Saya memperoleh ini dari diskusi dengan beberapa vendor catering, terutama catering yang saya gunakan pada acara pernikahan saya (Lihat Survey Review : Alfabet Catering). Silahkan disimak, semoga berkenan ya.

Nah, kalau kamu sudah menentukan jasa catering mana yang kamu gunakan (LihatHow to Find a Catering Service for Your Wedding), selanjutnya kamu perlu menentukan banyaknya porsi makanan yang kamu pesan. Dalam menjamu tamu undangan yang hadir, pastinya kita tidak ingin makanan yang kita pesan habis dalam waktu sekejap bukan? Meskipun demikian, pemesanan makanan berlebih sehingga mubadzir dan terbuang sia-sia juga sebaiknya dihindari. Bukankah segala yang berlebihan itu tidak baik?

So how to manage this?

Step 1: Jumlah Undangan x 2

Ketika kamu mengundang banyak tamu, pastikan bahwa kamu juga memesan cukup makanan untuk menjamu semua tamu yang hadir. Sayangnya, budaya pernikahan di Indonesia tidak lazim menggunakan sistem RSVP, walaupun RSVP sangat membantu untuk menentukan jumlah dan jenis makanan yang kamu pesan. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengalikan jumlah undangan dengan faktor 2. Hal ini berdasarkan asumsi bahwa tamu yang diundang akan membawa serta pasangannya. Walaupun ada juga yang membawa serta keluarganya untuk hadir, atau datang seorang diri, mengalikan dengan faktor 2 masih dirasa paling ideal hingga saat ini.

Step 2 : Tambahkan dengan jumlah keluarga dan panitia

Sibuk memikirkan tamu undangan jangan sampai membuatmu lupa tentang keluarga. Tambahkan jumlah keluarga kalian berdua ke dalam jumlah di atas. Kamu bisa memperkirakan ini dari mendata keluarga dari kamu, pasangan, dan orang tua masing-masing.

Step 3 : Mengurangi dengan faktor ketidakhadiran (umumnya 10%)

Ketika kita mengundang tamu, tidak ada yang menjamin bahwa semua tamu undangan dapat hadir. A hundred percent attendance is a super rare thing. Beberapa tamu mungkin memiliki agenda lain yang membuat mereka tidak dapat hadir, apalagi kalau sebagian tamu adalah orang penting. Oleh karena itu, lakukan pengurangan sebesar 10% dari porsi total awal. Angka ini bisa kurang, lebih, atau tidak sama sekali, sesuai dengan kondisi masing – masing keluarga. Bisa jadi, kamu juga menyebar undangan online juga yang memungkinkan banyak temanmu hadir, sehingga kamu justru menambahkan dan bukannya mengurangi. Atau misalnya, banyak undangan yang lokasinya jauh dari tempat resepsimu, sehingga kemungkinan besar tidak hadir. Pertimbangkan juga seberapa baik relasi yang kamu bangun dengan para tamu undangan. Your careful consideration is very important for this.

Jadi, seandainya kamu menyebar 750 undangan dan menggunakan faktor ketidakhadiran sebesar 10% ini, maka :

Total                                      : 750 x 2 = 1500 pax
Faktor Ketidakhadiran    : 10% x 1500 = 150 pax
Hasil                                      : 1500 – 150 = 1350 pax

Sehingga, 1350 pax merupakan jumlah yang perlu kamu pesan.

Step 4 : Perbandingan Buffet dan Stall. Rasio 60 : 40 dan 50 : 50

Kita juga perlu bijak dalam membagi porsi pada buffet dan stall. Sebagai panduan umum, perbandingan 60:40 biasa digunakan untuk acara pernikahan pada siang hari, yang artinya 60% porsi buffet, dan 40% porsi stall. Misalnya hasil dari 3 step di atas menghasilkan angka 1000, maka 60% x 1000 = 600 porsi buffet (kalau kamu mendapatkan angka tanggung, biasanya dibulatkan sehingga dapat dibagi 50). Sementara acara pada malam hari umumnya menggunakan perbandingan 50:50 karena para tamu biasanya lebih memilih untuk mencari menu makanan ringan pada stall dibanding makanan berat pada buffet.

Step 5 : Perbandingan 1:5. 1 Porsi Buffet Setara dengan 5 Porsi Stall

Pernahkah kamu hadir pada pesta pernikahan, makan satu porsi pada stall, kemudian pulang, padahal masih banyak pilihan menu pada stall lain? Tentu tidak! Setelah menyantap satu hidangan, biasanya tamu undangan akan berkeliling dan mencoba hidangan yang lain. Oleh karena itu, kalikan jumlah porsi stall dari perhitungan sebelumnya dengan 5, sehingga :

Jumlah Porsi Buffet         : 60% x 1000 = 600 porsi
Jumlah Porsi Stall            : 40% x 1000 x  5 = 2000 porsi

!Tips : Daripada mendistribusikan sedikit porsi pada banyak menu stall, lebih baik lebih sedikit stall namun dengan kapasitas porsi sedang-besar (400-500 porsi /stall). Saat ini banyak penyedia jasa catering yang memberi penawaran menggiurkan dengan banyaknya jenis stall yang diberikan (apalagi kelihatannya lezat-lezat, bikin mau semua hehe), namun hanya 150-200 porsi/stall. Penghitungan seperti ini memungkinkan porsi stall mu habis dalam waktu yang sangat singkat.

!Tips : Untuk penyediaan air putih, satu porsi buffet sebaiknya setara dengan lima gelas air putih.

Contoh Order

Berikut ini adalah contoh order yang saya buat kemarin. Undangan yang saya sebar adalah 750 undangan. Belum termasuk keluarga dan teman-teman yang diundang dengan undangan online. Namun karena banyak yang kemungkinannya kecil untuk hadir, kami anggap 750 undangan tersebut sudah termasuk keluarga. Sehingga kami hanya tambahkan ekstra 50 menjadi 800.

Secara teori

Total                                      : 800 x 2 = 1600 pax
Faktor Ketidakhadiran      : 10% x 1600 pax = 160 pax
Hasil                                      : 1600 – 160 = 1440 pax => kami turunkan ke bawah menjadi 1400 karena berbagai pertimbangan.

Jumlah Porsi Buffet            : 60% x 1400 pax = 840 porsi => dibulatkan 850
Jumlah Porsi Stall               : 40% x 1400 pax x 5 = 2800 porsi.

Meskipun demikian, kami merasa perbandingan 60:40 ini idealnya untuk pesanan maksimal 1000-1200 pax. Kami merasa 850 pax untuk buffet itu terlalu banyak, sehingga kami memutuskan hanya memesan 750 pax buffet dan mengalokasikan sisanya untuk menambah stall. Kalau kamu melakukan ini juga, ingat perbandingan 1 porsi buffet adalah 5 porsi stall ya, brides. Penambahan beberapa undangan di akhir membuat ibu (dan saya) terlalu khawatir makanannya kurang sehingga kami menambah stall lagi, padahal pihak catering berkali kali meyakinkan kalau makanannya sudah cukup. Thanks Mbak Rossi for assuring us!

Realisasi

Total Pesanan                    : 1400 pax
Jumlah Porsi Buffet         :  750 porsi.
Sehingga jumlah porsi stall seharusnya (1400-750)x5 = 3250 porsi
Jumlah Porsi Stall             : 3400 pax, kami lebihkan 150.
Ditambah bonus waffle ice cream dan molten cake 600 porsi, totalnya menjadi 4000 porsi stall.

Sehingga kalau dihitung ulang, 750 porsi stall dan 4000 porsi buffet ini adalah total porsi untuk 1550 pax, dengan perbandingan buffet:stall adalah 48:52

Alhamdulillah, dari laporan kerabat yang hadir, pada pukul 12.30 makanan pada stall dan buffet masih berlimpah. Dan setelah makanan sisa diberikan ke keluarga pun, bagi keluarga tidak over, cukup untuk dibagi-bagikan ke keluarga dan dimakan sampai keesokan harinya. Kalau teman-teman ada yang hadir terlambat pada pernikahan kami dan kehabisan makanan setelah pukul 1 siang, itu karena pihak catering sudah mulai berbenah.

Demikian, semoga bermanfaat ya.

Plan every single details of your wedding with heart ❤

Dwi Mustika Handayani

//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

[The Wedding Journal] Tips Menyiapkan Undangan Pernikahan

Meski bisa diurus belakangan, undangan pernikahan merupakan esensi dari sebuah acara pernikahan. Karena tanpa undangan, kepada siapa kamu akan berbagi kebahagiaan pernikahanmu?

Beberapa langkah yang perlu disiapkan adalah :

  • Membuat Daftar Undangan (Beserta Gelar dan Alamat)Membuat list undangan berfungsi untuk memprediksi jumlah undangan yang harus dicetak. Ingat lagi lingkaran kolega dan pertemanan, mulai dari saudara dan kerabat dekat, tetangga, teman kantor, teman sekolah, teman kuliah, sampai dosen – dosen terdekat. Bahkan sebaiknya list ini dibuat di awal persiapan pernikahan untuk menentukan lokasi, budget, pesanan catering, jumlah souvenir, dan lain sebagainya.
    Beberapa undangan yang rumahnya dekat mungkin dapat diantar, namun bagi undangan yang jauh, alamat ini berfungsi sebagai informasi pengiriman nantinya, supaya tidak baru tergesa-gesa di akhir saat akan mengirimkan undangan. Daftar undangan ini juga sangat berguna pada saat mengetikkan undangan ke kertas label.
  • Membuat Daftar Undangan VIPApabila mengundang beberapa tamu VIP, siapkan list tamu VIP yang berisi nama, posisi/jabatan/institusi, dan foto. Selain berfungsi sebagai tool pengenalan tamu VIP pada hari H, daftar ini juga berfungsi untuk memprediksi jumlah kartu VIP yang akan dicetak dan disematkan di dalam kartu undangan untuk dibawa saat hari H (ini juga berfungsi sebagai tool pengenalan). Memang sih, mungkin tidak semua tidak VIP akan membawa kartu ini, tetapi this could be a help.
  • Desain dan Konten UndanganSiapkan desain dan konten undangan dengan cermat. Apabila menggunakan template dari percetakan, untuk urusan desain akan semakin lebih sederhana. Sementara untuk konten, perhatikan lagi nama mempelai dan orang tua (beserta gelar, kalau berkenan), alamat lokasi, alamat orang tua, tanggal dan waktu, atau hadist dan ayat yang ingin ditampilkan di undangan. Biasanya, revisi undangan juga justru lama di bagian ini. Periksa dengan teliti konten undangan sebelum naik cetak, jangan lupa minta dummy ke  vendor percetakan untuk memastikan tidak ada typo atau kurang tanda baca setelah undangan jadi.
  • Kertas dan Format LabelSiapkan kertas label untuk mengetik nama undangan. Saat ini sudah banyak format label undangan yang bertebaran di internet, tinggal pilih format yang sesuai dengan label yang akan digunakan, lalu ketik nama undangan satu per satu.

Semoga bermanfaat

Dwi Mustika Handayani

[The Wedding Journal] How To Find a Catering Service for Your Wedding

What’s the point of wedding celebration ?

In my simple opinion, it is to share the happiness, to tell people that two person have been united through marriage. 

Jadi bagi kami, yang paling utama dalam sebuah pesta adalah makanan. Ketika kita mengundang banyak tamu untuk berbagi kebahagiaan dan silaturahmi, maka menjamu mereka dengan sebaik-baiknya adalah tugas kita nomor satu.

Dari Abu Hurairah radhiyallahu anhu, sesungguhnya Rasulullah Shallallahu ‘alaihi wa Sallam telah bersabda : “Barang siapa yang beriman kepada Allah dan hari akhirat, maka hendaklah ia berkata baik atau diam, barang siapa yang beriman kepada Allah dan hari akhirat, maka hendaklah ia memuliakan tetangga dan barang siapa yang beriman kepada Allah dan hari akhirat, maka hendaklah ia memuliakan tamunya”. [Bukhari no. 6018, Muslim no. 47]

dessert_buffet

Image source : Savory Chef

How to find a good catering service for your wedding :

  1. Cari info 

    Rekomendasi dari teman, sahabat, dan keluarga, akan sangat berguna dalam tahap awal screening catering. Apalagi mereka yang merekomendasikan sudah lebih dulu memiliki pengalaman. Memang  selera taste dan standar tiap orang berbeda-beda, tapi nggak ada salahnya untuk menampung usulan mereka. Kalau tidak ada kerabat yang punya rekomendasi dan pengalaman dalam penyelenggaraan pernikahan? Tenang aja, sekarang udah zamannya era digital. Informasi tentang catering di dunia maya bertebaran dimana mana, lengkap juga dengan review dari pada pengantin yang sudah menyelenggarakan pernikahannya. So don’t worry!

  2. Minta pricelist dan penawaran.Setelah menemukan nama-nama kandidat catering yang akan digunakan untuk resepsi pernikahan, kontak petugas marketingnya untuk meminta penawaran dan pricelist. Jangan lupa sertakan tanggal, lokasi gedung, dan jumlah tamu/undangan pada acara pernikahan kita. Informasi ini akan membantu pihak catering untuk memberikan penawaran dan contoh banquet order, karena harga yang ditawarkan dipengaruhi oleh jumlah pesanan dan tempat.Beberapa gedung memiliki standar minimal buffet yang diperbolehkan, misalnya 60.000. Ababila demikian, maka pihak catering akan menawarkan harga buffet minimal 60.000 atau di atasnya sedikit. Beberapa gedung juga mengenakan charge catering, baik rekanan maupun non rekanan. Ada juga yang hanya mengenakan charge pada catering non rekanan. Biaya ini akan diperhitungkan oleh pihak catering. Oleh karena itu, daftar vendor rekanan dan charge vendor harus dipastikan sebelum booking gedung, jangan sampai ada pembengkakan biaya tidak terduga karena berbagai charge.

    Pada penawaran ini, tidak cuma harga yang perlu diperhatikan, tetapi juga pendistribusian makanannya, berapa stall, berapa porsi masing – masing stall, berapa persentasi buffet dan stall. Semakin banyak stall semakin lebih baik ? Belum tentu, tergantung juga dengan jumlah porsi masing-masing stallnya. Untuk tips menghitung piring dan porsi catering pada acara pernikahan, insyaallah menyusul ya 🙂

  3. Test food

    Setelah mendapatkan penawaran, biasanya pihak marketing juga menawarkan kesempatan test food dengan memberikan jadwal perform wedding mereka, lengkap dengan tanggal dan tempatnya. Untuk makanan, selain rasa yang dinilai, nilai juga bagaimana cara mereka serving dan seberapa banyak/besar ukuran porsi nya. Sebaiknya lakukan  test food beberapa kali untuk mengetahui stabilitas taste dan performance mereka.Selain itu pada saat test food,  kita tidak hanya  bisa mencicipi makanan, tetapi juga bisa melihat performance mereka saat hari H, kain seperti apa yang mereka gunakan, bagaimana dekorasinya, berapa jumlah waiter yang diturunkan untuk pelaksanaan acara, apakah mereka kerja cekatan, apakah loading makanan dan piringnya sigap, kebersihannya terjaga, piring kotor segera diangkut, dan lain sebagainya… Juga bagaimana pihak catering mengemas sisa makanan untuk keluarga. Karena kita perlu hati-hati, banyak catering yang memiliki pegawai tidak amanah yang membawa pulang makanan sisa. Tidak jarang juga ditemui pihak catering tidak sigap meloading makanan, makanan kosong tidak langsung diloading, sehingga ketika acara selesai, keluarga merasa makanan berlimpah karena banyak sisa, padahal pas acara, makanan di area tamu kosong. Pasti gamau banget kan kalau terjadi hal seperti itu. So make sure you hired professional and trustworthy catering 🙂

     

  4. Hadiri wedding expo

    Hadiri wedding expo untuk menambah referensi vendor catering. Di wedding expo juga biasanya kita bisa test food secara cuma cuma. Selain itu, deal pada saat expo biasanya mendapat potongan harga. Lumayaaan hehe.
    Recommended national / traditional wedding expo : Gebyar Pernikahan Indonesia yang biasanya diselenggarakan di Balai Kartini. Selama persiapan pernikahan kemarin, kami tiga kali menghadiri wedding expo, dua di antaranya adalah GPI. Jangan lupa untuk mendaftarkan diri via web supaya dapat tiket masuk gratis!

Semoga bermanfaat. Plan every single details on your wedding with heart 🙂

Regards,
Dwi Mustika Handayani