[The Wedding Journal] 6 Hal yang Perlu Kamu Perhatikan ketika Mengundang Tamu VIP/VVIP ke Resepsi Pernikahan

Selamat pagi, brides!

Sebelum bicara lebih jauh tentang hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan saat mengundang tamu VIP/VVIP, mungkin ada teman-teman yang bertanya :

Siapa sih tamu VIP/VVIP itu?

Berbicara tentang kerabat yang diundang ke resepsi pernikahan, mungkin kamu atau kedua orang tua mu memiliki kenalan/kolega yang merupakan orang penting. Definisi dari orang penting disini pun bisa jadi berbeda-beda untuk setiap keluarga, bisa jadi atasan di kantor, pejabat pemerintahan, atau mungkin bagimu, professor pembimbing saat kuliah dulu.

Saat saya menikah dulu, daftar tamu VIP didominasi oleh tamu ibu dan bapak yang merupakan pejabat dan ketua lembaga pemerintahan, serta beberapa profesor dari perguruan tinggi. Sementara dari saya dan suami, hanya direktur perusahaan dan dosen pembimbing saat skripsi dulu, hehe. Untuk tamu VVIP, pada awalnya kami tidak memiliki daftar tamu VVIP. Namun beberapa hari menjelang pernikahan, salah satu staf khusus menteri meminta ibu untuk menyampaikan undangan juga ke Pak Menteri, sehingga kami memasukkan Pak Menteri sebagai tamu VVIP kami.

Okay, kembali ke topik awal, berikut ini 6 hal yang menurut saya perlu diperhatikan ketika mengundang tamu VIP/VVIP ke resepsi pernikahan :

  • Let them now they are VIP/VVIP

Ketika mengundang tamu VIP/VVIP, let them now they are VIP/VVIP. Pemberitahuan ini dapat disertakan ke dalam undangan. Kalau dulu, saya menyertakan kartu yang menginformasikan bahwa mereka merupakan tamu VIP. Bisa jadi, dengan memberitahu bahwa beliau merupakan tamu VIP/VVIP menunjukkan seberapa besar kamu mengharapkan kedatangannya, sehingga kemungkinan untuk hadir di acaramu menjadi lebih besar 🙂

  • Area Parkir Khusus

Kamu juga dapat memberikan area parkir khusus untuk para tamu VIP agar memudahkan mereka dalam mencari parkir. Kartu parkir khusus ini juga dapat kamu sertakan bersama undangan untuk dibawa saat hari H. Jangan lupa koordinasikan juga dengan pihak keamanan/parkir gedung terkait hal ini.

  • Prosedur kedatangan

Pastikan siapa saja tamu VIP mu beberapa bulan sebelum acara. Selanjutnya, buatkan daftar tamu VIP. Daftar tamu VIP ini umumnya berisi nama, jabatan dan institusi, serta foto. Daftar ini akan berguna pada saat hari H sebagai bagian dari prosedur untuk merecognize tamu-tamu VIP yang datang.

Pada kedatangan tamu VIP, diperlukan protokol untuk menyambut dan mengantarkan tamu VIP ke pelaminan dan ruang makan. Untuk itu, diperlukan koordinasi yang baik antara Liaison Officer VIP, stopper antrian, dan MC.
Sebagai contoh, pada saat pernikahan saya dulu kurang lebih prosedurnya seperti ini :

  1. LO tamu VIP menyambut kedatangan VIP di area tamu, kemudian menawarkan diri untuk mengescort tamu tersebut ke pelaminan. Tetapi, mungkin saja ada tamu VIP yang tidak ingin menggunakan hak VIP nya untuk dilayani sebagaimana mestinya, karena ingin ikut mengantri dan berbaur dengan yang lain misalnya.
  2. LO tamu VIP memberitahukan kepada stopper tentang kedatangan tamu VIP (dengan wireless HT).
  3. Stopper memberi tahu MC tentang kedatangantamu VIP.
  4. Bersamaan dengan LO mengantarkan tamu VIP menuju pelaminan, MC memberikan ucapan selamat datang kepada tamu VIP dengan menyebutkan nama, jabatan, dan institusinya. Hati-hati jangan sampai salah 🙂
  5. Stopper memberhentikan barisan antrian tamu untuk mendahulukan tamu VIP naik ke pelaminan.
  6. LO tamu VIP menyilakan tamu VIP untuk naik pelaminan.
  7. Tamu VIP memberikan ucapan selamat dan berfoto bersama.
  8. LO tamu VIP mengantarkan tamu VIP ke ruang makan VIP

Untuk menjalankan protokol ini, terutama apabila tamu VIP mu benar-benar orang yang sangat penting, pastikan kamu memiliki panitia/wedding organizer yang cukup berpengalaman dalam menghandle tamu-tamu penting.

Berikut ini sedikit tips untuk mengenali tamu VIP di meja penerima tamu :

  1. Menggunakan kartu VIP
    Kartu yang menunjukkan bahwa ia merupakan tamu VIP ini dapat kamu sematkan di kartu undangan untuk dibawa pada hari H. Memang belum tentu dibawa sih, tapi siapa tau dibawa 🙂
  2. Mencocokkan foto pada daftar dengan wajah
    Ini dia fungsi daftar VIP yang kamu buat tadi, sebagai media untuk mengenali mana-mana saja tamu yang merupakan tamu VIP, sehingga panitia bisa mencocokan wajah yang ada pada daftar dengan tamu yang datang.
  3. Melihat nama pada buku tamu
    Seringkali wajah pada foto yang tertera pada daftar tidak mirip dengan wajah aslinya, apalagi apabila terdapat perubahan pada tampilan, misalnya dahulu belum mengenakan jilbab dan sekarang sudah. Untuk menghindari miss saat mengenali, panitia juga perlu melihat nama yang dituliskan di buku tamu, mencocokan nama pada daftar dengan nama yang dituliskan pada buku tamu.
    Sebaiknya, panitia sudah mempelajari terlebih dahulu daftar yang diberikan oleh calon pengantin, supaya setidaknya ingat atau ada gambaran siapa-siapa saja tamu VIP yang akan datang.
  • Area Makan Khusus

Siapkan juga satu area khusus untuk tamu VIP menyantap hidangan resepsi pernikahan. Pastikan ada jumlah round table yang cukup sesuai dengan jumlah tamu VIP yang akan hadir. Selain itu, jangan lupa berkoordinasi dengan pihak catering terkait penyiapan goblet air minum, napkin, dan juga menu buffet dan stall di area VIP ini.

Supaya area makan VIP ini indah dan nyaman, koordinasikan juga dengan vendor dekorasimu untuk menyiapkan dekorasi khusus area VIP. Dan apabila kamu menghendaki area ini khusus untuk tamu VIP saja, jangan lupa untuk meminta pembatas area serta menugaskan salah seorang panitia yang berjaga di sekitar area makan VIP.

Kenyamanan para tamu merupakan hal yang utama, sehingga sebaiknya perhatikan juga letak area makan khusus tamu VIP ini, jangan terlalu dekat dengan panggung musik dan sound, supaya para tamu VIP dapat berbincang-bincang dengan lebih intimate. 🙂

  • Jalur Khusus

Untuk memudahkan prosedur kedatangan tamu VIP, sediakanlah jalur red carpet khusus untuk tamu VIP bila memungkinkan, yakni jalur yang berbeda dengan jalur tamu pada umumnya. Contohnya di Gedung Puri Ardhya Garini, jalur red carpet di bagian tengah ruangan dapat digunakan untuk escort tamu VIP, sementara antrian tamu lain dapat menggunakan jalur red carpet di sisi samping ruangan. Hal ini dapat kamu koordinasikan dengan pihak dekorasi dan gedung, terkait layouting dan penyediaan karpet tersebut. Selain itu, jangan lupa untuk mensterilkan area ini agar khusus hanya untuk tamu VIP.

  • Keamanan

Hal ini perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP sekelas menteri / pejabat tinggi negara (presiden dan wakil presiden misalnya). Pada umumnya pejabat tinggi negara memiliki protokoler sendiri, maka pastikan kamu melakukan technical meeting tersendiri dengan staf protokoler tersebut untuk membicarakan prosedur kedatangan dan keamanan tamu VIP ini.

 

Baiklah.. kira-kira itu saja yang bisa saya sampaikan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan apabila kamu mengundang tamu VIP dan VVIP ke resepsi pernikahanmu. Terima kasih sudah membaca, let me know what you think 🙂

Semoga bermanfaat, plan every singe details of your wedding with love

Dwi Mustika Handayani.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s