[The Wedding Journal] Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan

Selamat siang, selamat berakhir pekan ya brides! Kali ini saya mau bercerita seputar tips dalam menghitung porsi catering pada resepsi pernikahan. Saya memperoleh ini dari diskusi dengan beberapa vendor catering, terutama catering yang saya gunakan pada acara pernikahan saya (Lihat Survey Review : Alfabet Catering). Silahkan disimak, semoga berkenan ya.

Nah, kalau kamu sudah menentukan jasa catering mana yang kamu gunakan (LihatHow to Find a Catering Service for Your Wedding), selanjutnya kamu perlu menentukan banyaknya porsi makanan yang kamu pesan. Dalam menjamu tamu undangan yang hadir, pastinya kita tidak ingin makanan yang kita pesan habis dalam waktu sekejap bukan? Meskipun demikian, pemesanan makanan berlebih sehingga mubadzir dan terbuang sia-sia juga sebaiknya dihindari. Bukankah segala yang berlebihan itu tidak baik?

So how to manage this?

Step 1: Jumlah Undangan x 2

Ketika kamu mengundang banyak tamu, pastikan bahwa kamu juga memesan cukup makanan untuk menjamu semua tamu yang hadir. Sayangnya, budaya pernikahan di Indonesia tidak lazim menggunakan sistem RSVP, walaupun RSVP sangat membantu untuk menentukan jumlah dan jenis makanan yang kamu pesan. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengalikan jumlah undangan dengan faktor 2. Hal ini berdasarkan asumsi bahwa tamu yang diundang akan membawa serta pasangannya. Walaupun ada juga yang membawa serta keluarganya untuk hadir, atau datang seorang diri, mengalikan dengan faktor 2 masih dirasa paling ideal hingga saat ini.

Step 2 : Tambahkan dengan jumlah keluarga dan panitia

Sibuk memikirkan tamu undangan jangan sampai membuatmu lupa tentang keluarga. Tambahkan jumlah keluarga kalian berdua ke dalam jumlah di atas. Kamu bisa memperkirakan ini dari mendata keluarga dari kamu, pasangan, dan orang tua masing-masing.

Step 3 : Mengurangi dengan faktor ketidakhadiran (umumnya 10%)

Ketika kita mengundang tamu, tidak ada yang menjamin bahwa semua tamu undangan dapat hadir. A hundred percent attendance is a super rare thing. Beberapa tamu mungkin memiliki agenda lain yang membuat mereka tidak dapat hadir, apalagi kalau sebagian tamu adalah orang penting. Oleh karena itu, lakukan pengurangan sebesar 10% dari porsi total awal. Angka ini bisa kurang, lebih, atau tidak sama sekali, sesuai dengan kondisi masing – masing keluarga. Bisa jadi, kamu juga menyebar undangan online juga yang memungkinkan banyak temanmu hadir, sehingga kamu justru menambahkan dan bukannya mengurangi. Atau misalnya, banyak undangan yang lokasinya jauh dari tempat resepsimu, sehingga kemungkinan besar tidak hadir. Pertimbangkan juga seberapa baik relasi yang kamu bangun dengan para tamu undangan. Your careful consideration is very important for this.

Jadi, seandainya kamu menyebar 750 undangan dan menggunakan faktor ketidakhadiran sebesar 10% ini, maka :

Total                                      : 750 x 2 = 1500 pax
Faktor Ketidakhadiran    : 10% x 1500 = 150 pax
Hasil                                      : 1500 – 150 = 1350 pax

Sehingga, 1350 pax merupakan jumlah yang perlu kamu pesan.

Step 4 : Perbandingan Buffet dan Stall. Rasio 60 : 40 dan 50 : 50

Kita juga perlu bijak dalam membagi porsi pada buffet dan stall. Sebagai panduan umum, perbandingan 60:40 biasa digunakan untuk acara pernikahan pada siang hari, yang artinya 60% porsi buffet, dan 40% porsi stall. Misalnya hasil dari 3 step di atas menghasilkan angka 1000, maka 60% x 1000 = 600 porsi buffet (kalau kamu mendapatkan angka tanggung, biasanya dibulatkan sehingga dapat dibagi 50). Sementara acara pada malam hari umumnya menggunakan perbandingan 50:50 karena para tamu biasanya lebih memilih untuk mencari menu makanan ringan pada stall dibanding makanan berat pada buffet.

Step 5 : Perbandingan 1:5. 1 Porsi Buffet Setara dengan 5 Porsi Stall

Pernahkah kamu hadir pada pesta pernikahan, makan satu porsi pada stall, kemudian pulang, padahal masih banyak pilihan menu pada stall lain? Tentu tidak! Setelah menyantap satu hidangan, biasanya tamu undangan akan berkeliling dan mencoba hidangan yang lain. Oleh karena itu, kalikan jumlah porsi stall dari perhitungan sebelumnya dengan 5, sehingga :

Jumlah Porsi Buffet         : 60% x 1000 = 600 porsi
Jumlah Porsi Stall            : 40% x 1000 x  5 = 2000 porsi

!Tips : Daripada mendistribusikan sedikit porsi pada banyak menu stall, lebih baik lebih sedikit stall namun dengan kapasitas porsi sedang-besar (400-500 porsi /stall). Saat ini banyak penyedia jasa catering yang memberi penawaran menggiurkan dengan banyaknya jenis stall yang diberikan (apalagi kelihatannya lezat-lezat, bikin mau semua hehe), namun hanya 150-200 porsi/stall. Penghitungan seperti ini memungkinkan porsi stall mu habis dalam waktu yang sangat singkat.

!Tips : Untuk penyediaan air putih, satu porsi buffet sebaiknya setara dengan lima gelas air putih.

Contoh Order

Berikut ini adalah contoh order yang saya buat kemarin. Undangan yang saya sebar adalah 750 undangan. Belum termasuk keluarga dan teman-teman yang diundang dengan undangan online. Namun karena banyak yang kemungkinannya kecil untuk hadir, kami anggap 750 undangan tersebut sudah termasuk keluarga. Sehingga kami hanya tambahkan ekstra 50 menjadi 800.

Secara teori

Total                                      : 800 x 2 = 1600 pax
Faktor Ketidakhadiran      : 10% x 1600 pax = 160 pax
Hasil                                      : 1600 – 160 = 1440 pax => kami turunkan ke bawah menjadi 1400 karena berbagai pertimbangan.

Jumlah Porsi Buffet            : 60% x 1400 pax = 840 porsi => dibulatkan 850
Jumlah Porsi Stall               : 40% x 1400 pax x 5 = 2800 porsi.

Meskipun demikian, kami merasa perbandingan 60:40 ini idealnya untuk pesanan maksimal 1000-1200 pax. Kami merasa 850 pax untuk buffet itu terlalu banyak, sehingga kami memutuskan hanya memesan 750 pax buffet dan mengalokasikan sisanya untuk menambah stall. Kalau kamu melakukan ini juga, ingat perbandingan 1 porsi buffet adalah 5 porsi stall ya, brides. Penambahan beberapa undangan di akhir membuat ibu (dan saya) terlalu khawatir makanannya kurang sehingga kami menambah stall lagi, padahal pihak catering berkali kali meyakinkan kalau makanannya sudah cukup. Thanks Mbak Rossi for assuring us!

Realisasi

Total Pesanan                    : 1400 pax
Jumlah Porsi Buffet         :  750 porsi.
Sehingga jumlah porsi stall seharusnya (1400-750)x5 = 3250 porsi
Jumlah Porsi Stall             : 3400 pax, kami lebihkan 150.
Ditambah bonus waffle ice cream dan molten cake 600 porsi, totalnya menjadi 4000 porsi stall.

Sehingga kalau dihitung ulang, 750 porsi stall dan 4000 porsi buffet ini adalah total porsi untuk 1550 pax, dengan perbandingan buffet:stall adalah 48:52

Alhamdulillah, dari laporan kerabat yang hadir, pada pukul 12.30 makanan pada stall dan buffet masih berlimpah. Dan setelah makanan sisa diberikan ke keluarga pun, bagi keluarga tidak over, cukup untuk dibagi-bagikan ke keluarga dan dimakan sampai keesokan harinya. Kalau teman-teman ada yang hadir terlambat pada pernikahan kami dan kehabisan makanan setelah pukul 1 siang, itu karena pihak catering sudah mulai berbenah.

Demikian, semoga bermanfaat ya.

Plan every single details of your wedding with heart ❤

Dwi Mustika Handayani

//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Advertisements

One thought on “[The Wedding Journal] Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan

  1. […] Pemilihan menu ini sifatnya fleksibel, tidak harus sama persis dengan penawaran yang diberikan tim marketing saat di awal survey. Kita bisa menambah, mengganti, atau mengurangi porsi pesanan sesuai dengan keinginan. Walaupun tentu saja, tidak kurang dari jumlah porsi normal/standar untuk jumlah tamu yang kamu undang. Untuk menghitung jumlah porsi, bisa dilihat di Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan. […]

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s