[The Wedding Journal] My #DIYBrideProject: Chalkboard Backdrop

Selamat sore, semoga hari-hari penuh deadline ini penuh kelancaran dan kebaikan ya. Alhamdulillah hari ini¬†semua target sudah selesai dikerjakan. ūüôā

Langsung saja ya, kali ini saya mau bercerita tentang salah satu #DIYBrideProject yang saya buat untuk hari pernikahan Bulan Mei lalu, yaitu chalkboard backdrop. (Cerita tentang #DIYBrideProject sebelumnya dapat dilihat di My #DIYBrideProject : Souvenir Siraman dan Pengajian) Bagi yang belum pernah mendengar istilah ini, seperti namanya, chalkboard backdrop adalah backdrop menyerupai papan tulis yang biasanya berisi tipografi artistik dan atau lukisan, yang nantinya digunakan untuk berfoto. Penggunaan chalkboard backdrop seringkali dijumpai pada pesta pernikahan barat, terutama yang mengusung tema garden party. Trying to adopt the idea on your wedding? Why not? 

Saya terinspirasi dengan chalkboard backdrop ini awalnya dari instagram milik desainer muda Ayu Dyah Andari. Saat itu, salah satu pengantin yang menggunakan jasa Ayu Dyah Andari, berfoto dengan menggunakan chalkboard backdrop. Karena tertarik dan penasaran, saya mencoba gali lebih dalam tentang cara pembuatan backdrop ini. Ternyata caranya sangat sederhana, yakni menggunakan 2 buah triplek yang disatukan dan dicat hitam. Selanjutnya kita hanya perlu berkreasi sesuka hati menggunakan kapur tulis. Setelah itu, bisa juga ditimpa dengan menggunakan cat putih. Free style!

Berikut ini contoh-contoh inspirasi untuk desain chalkboard backdrop :

Siapa yang jatuh cinta dengan chalkboard-chalkboard di atas? Sayaaa! Dan karena saya ga modal ingin segala sesuatunya penuh kesan, alih-alih memesan jasa pembuatan chalkboard backdrop, saya berencana membuat sendiri chalkboard ini. With a dull skill dan hanya bermodalkan guru-guru dan teman-teman yang sering bilang tulisan saya bagus, I believe in myself.

Saya berencana membuat backdrop ini awal Mei, dua pekan sebelum pernikahan kami digelar. Qadarullah, pekan ketiga April saya mengalami kecelakaan lalu lintas. Tangan kiri saya retak. Rencana pembuatan backdrop ini pun dengan terpaksa harus saya batalkan demi kebaikan saya sendiri. Manusia memang hanya bisa berencana ya, Allah yang berkehendak. Proses pembuatan #DIYBrideProject lainnya, yakni paper flower (ceritanya akan segera menyusul) pun harus terhenti disini. Sedih? Yes. Do I have any reason to be angry with God? No.

Setiap pekan sebelum pernikahan, saya harus melakukan terapi pijat tradisional ke Gunung Bolang. Tangan kiri saya benar-benar tidak dapat melakukan apapun. Gerakan sangat terbatas. Jangankan menyelesaikan pembuatan backdrop ini, berwudhu dengan sempurna pun saya belum bisa.

Tapi, siapa sih yang tidak tahu kalau Tika anaknya keras kepala? Eventhough I know pretty well that I am not capable of making the backdrop, I just can’t erase that idea from my head. Akhirnya sehari sebelum akad nikah, saya meminta tolong kepada Bapak untuk menyiapkan triplek, cat hitam, dan kapur tulis. Padahal hari itu ada acara pengajian pernikahan dan seserahan. Kapan mau buatnya coba?

Alhamdulillah, saya mendapatkan banyak bantuan dari teman Bapak, Om Zul, untuk mengecat triplek menjadi hitam. Dan akhirnya pada malam hari (iya, sebelum besoknya siraman dan akad nikah), saya dan Bapak memasang triplek hitam di salah satu dinding rumah. Say whaaaat?

Sekitar pukul 22.30, saya mulai berkreasi dengan kapur di atas papan hitam tersebut. Tanpa pola awal. Tanpa pensil. Tanpa skets. Langsung kapur. Hanya dengan tangan kanan. Semua keluarga geleng-geleng kepala. Bapak mengawasi selama saya menulis di papan dengan kursi, khawatir saya terjatuh. Ibu berkali-kali menyuruh saya tidur, sambil mesam mesem. Tapi anaknya tetap keukeuh markeukeuh, tidak bergeming. Hehehe.

Alhamdulillah, jam 12 kurang, jadilah chalkboard backdrop ini.

img_6364

Unbelievable!

Ada yang mau dibuatkan kaya gini? Boleh loh, sekarang tangan saya sudah sembuh, dan yang jelas, nanti pasti dibuat sketsnya dulu hehehe.

Semoga bermanfaat, plan every single details of your wedding with heart ‚̧

Dwi Mustika Handayani

Advertisements

[The Wedding Journal] Menghias Seserahan di Harapan Craft

Salah satu budaya dalam pernikahan di Indonesia adalah pemberian seserahan, ketika calon mempelai pria beserta keluarga datang dengan membawa berbagai barang untuk diserahkan kepada mempelai wanita. Sebagai pengantin wanita, saya senang sekali ketika calon suami datang membawa seserahan. Perempuan mana sih yang tidak suka pemberian? Hehe.

Saat ini, jumlah dan jenis barang yang diberikan pada saat seserahan sangat beragam. Dari peralatan shalat, sampai make up dan perhiasan. Pemilihan barang dan jumlah kotak pun¬†biasanya¬†disepakati oleh¬†kedua mempelai. Bahkan seringkali mempelai wanita lah yang memilih sendiri barang seserahan yang akan diberikan. Cara seperti ini bertujuan¬†supaya barang seserahan yang diberikan memang disukai dan digunakan untuk kebutuhan sehari-hari mempelai wanita. Saya dan suami pun menggunakan cara ini sehingga beberapa bulan sebelum pernikahan, kami mulai mencicil belanja barang seserahan. Dan karena keluarga saya juga menggunakan tradisi seserahan balik ntuk mempelai pria, suami juga ikut belanja memilih barang seseragan untuknya. ūüôā

Bagi saya, belanja seserahan sendiri itu juga tidak bisa sembarangan sih. Jangan mentang-mentang akan dibelikan, jadi kalap mau barang-barang yang branded. Jadi prinsip dari saya tetap sama, belanjalah seperlunya. Yang bagus, tidak berlebihan, dan yang paling penting, kamu suka. Saya juga belanja bersama suami supaya bisa menanyakan pendapatnya.

Seserahan umumnya diberikan pada saat akad nikah atau lamaran. Namun saya meminta untuk diadakan semalam sebelum siraman dan akad nikah (saat lamaran formalitas hehe). Sementara saat lamaran sesungguhnya, yakni saat pertama kami suami dan keluarga datang ke rumah, seserahan yang diberikan hanyalah seserahan berisi makanan.

Nah, berikut ini isi seserahan sederhana ala kami berdua :

Seserahan Mempelai Wanita (9 Kotak)

  1. Perlengkapan sholat
    Berisi mukena dan sajadah (Tanah Abang dan Thamrin City). Sebenarnya bisa juga ditambah AlQuran dan tasbih, namun saya termasuk orang yang jarang menggunakan tasbih, dan AlQuran yang saya miliki pun masih cukup bagus. Karena AlQuran bukanlah barang yang dipakai untuk berganti-ganti, jadi tidak ada AlQuran dalam kotak seserahan kami. (Iya, pemikiran kami praktis sekali hehe)
  2. Perlengkapan mandi
    1 set seri Japanese Cherry Blossom (The Body Shop) berisi shower gel, body lotion, body butter, body mist, dan bathing glove. Kemudian ditambahkan juga dengan shower puff.
  3. Handuk dan tambahan alat pembersih wajah
    Berisi bathrobe dan handuk mandi ukuran besar (Terry Palmer) beserta sabun muka, cleansing milk, dan cleansing toner (Ristra). Bathrobe yang diberikan ini juga yang akan digunakan nanti pada acara siraman pengantin hehehe (supaya sekalian).
  4. Peralatan make up
    Berisi base make up, foundation, bedak tabur, liquid eyeliner, blush on, eyeshadow, dan lip palette (Make Over Indonesia). Tidak ada brush karena saya khawatir tidak digunakan, ini saja saya baru mau mulai make up sedikit-sedikit apabila dibutuhkan pada special occasion (biasanya hanya pakai conditioner, bedak tabur, lipstick).
  5. Pakaian tidur dan pakaian dalam.
    Berisi piyama dan 2 set lengkap pakaian dalam. I love pajamas! Live long pajamas!
  6. Kain batik
    Ini request dari ibu. Menurutnya mempelai pria harus menyertakan kain batik tradisional dengan jumlah ganjil sebagai bagian dalam seserhan. Adat dari Jawa sepertinya. Sehingga kotak kelima ini berisi kain sido luhur, sido mukti, dan sido asih. Untung ngga ada sido muncul :p
  7. Daily outfit
    Satu buah gamis panjang (Kivitz), flat shoes (Gioreti), dan tas tangan (Palomino).
  8. Party attire
    Terdiri dari dress (jahit), high heels (Fladeo), dan clutch (Yongki Komaladi). High heels nya sekalian dipakai untuk setelah siraman hehehe.
  9. Sprei. Iya satu kotak aja sudah penuh kalau sudah diisi sprei hehehe.

Seserahan Mempelai Pria (3 kotak)

  1. Pakaian Kerja
    3 pasang pakaian kerja (kemeja Alisan dan celana panjang).
  2. Sepatu
    1 buah sepatu formal (Buccheri). Ini dibeli sekalian untuk sepatu wedding. Hehehe.
  3. Handuk
    Bathrobe dan handuk mandi ukuran besar (Terry Palmer). Bathrobe dipakai untuk acara siraman pengantin hehehe.

Barang-barang seserahan kemudian dihias sedemikian rupa sebelum diberikan kepada mempelai wanita/pria. Ada banyak sekali pilihan kemasan seserahan, bisa menggunakan box, keranjang, sangkar burung, dan lain sebagainya. Untuk menghias seserahan, kami menggunakan jasa hias dari Harapan Craft (IG : @renataaputrii), Plaza Mayestik.

Alasan kami memilih Harapan Craft adalah motif¬†box mika yang cantik-cantik serta hiasannya¬†yang sederhana, manis, dan tidak berlebihan/norak.¬†Saya kurang suka hiasan seserahan yang sampai membentuk binatang aneh-aneh, lebih suka dibuat bunga-bunga sederhana.¬†Selain itu bisa juga menggunakan bunga artifisial sebagai pemanis. Ah, simply beautiful¬†pokoknya. Pernah keliling Cikini, Asemka, dan Mayestik, paling cocok disini ‚̧

Berikut ini harga kotak dan jasa hias di Harapan Craft :

PL Harapan Craft Seserahan 2016

Akhirnya kami mengambil 2 set box mika tebal motif bunga shabby berwarna baby blue, 1 set mika standar ( 3 motif navy -silver untuk Si Mas dan 1 motif bunga shabby berwarna baby blue untuk saya). Ditambah 9 buah bunga artifisial untuk kotak seserahan wanita, dan 8 hiasan sudut untuk seserahan pria. Untuk pita, saya beli sendiri, karena lebih hemat daripada menambah hiasan pita di Harapan Craft.

Untuk prosesnya, bisa ditunggu atau bisa juga ditinggal. Namun supaya lebih efisien waktu, kami mendrop barang-barang untuk dihias sekaligus briefing (barang apa di box mana), kemudian kami tinggal untuk diambil seminggu kemudian.

Berikut ini output seserahan kami :

img_4423

Sukaaaaa sekali ‚̧ ‚̧ ‚̧

Semoga bermanfaat. Plan every single details of your wedding wih love.

Harapan Craft
Lantai Basement Plaza Mayestik Kebayoran Baru, Jakarta Selatan
Line : renataaputrii
WA : 081213821324

Dwi Mustika Handayani.

[The Wedding Journal] Kaysha, A Reliable Team at My Wedding

Kaysha is the key to my lock. A very cooperative team that solved most problems the bride had.

Bagi teman-teman¬†yang sudah mengenal saya dengan baik, pasti paham betul bagaimana detail saya dalam menyusun persiapan acara. Dari awal, saya menyiapkan 1 buku saku khusus mencatat proses¬†persiapan pernikahan kami. Selain itu saya¬†juga membuat satu¬†dokumen khusus berjudul¬†“Wedding Preparation Detail” berisi daftar vendor sekaligus kontak,¬†to do list,¬†check list, daftar seragam, sampai daftar pengisi acara,¬†timeline, sampai¬†pembukuan keuangan, nomor rekening, dan¬†timeline¬†pelunasan. Kalau ada yg mau contohnya, boleh kontak ya ūüôā

Hmm, sepertinya sayang sekali ya kalau persiapan yang matang tidak diiringi dengan eksekusi yang baik.¬†Oleh karena itu mendekati hari pernikahan, saya semakin sadar kalau saya harus mulai mendelegasikan tugas-tugas dan segala informasi terkait penyelenggaraan acara pernikahan kepada pihak lain, pihak yang dapat diandalkan untuk memastikan segalanya berlangsung dengan baik dan lancar. Apalagi saya sudah tidak bisa melakukan apa-apa lagi saat Hari H.¬†Jangan sampai saat Hari H masih¬†grasa grusu¬†dan keliatan¬†chaos¬†karena sejujurnya saya adalah orang yang¬†amat teramat¬†mudah panik. Jangan ya,¬†pengantin wanita harus tenang¬†dan bersahaja pada hari bahagianya. ūüôā

One¬†thing we should remember, the bride deserves¬†peace, even more ¬†when it is ¬†closer to the day.¬†Let her experience a lifetime moment with her trully¬†blissful heart ‚̧

Setelah sempat galau berkepanjangan tentang siapa yang bisa menjadi panitia pernikahan karena keluarga kami berdua kebanyakan di kampung halaman, sementara jasa wedding organizer cukup mahal, Allah mempertemukan kami dengan Kaysha Wedding Organizer 4 bulan sebelum pernikahan kami digelar. Alhamdulillah, rencana Allah itu, indah ya?

Diawali dengan melihat instagram Kaysha (@kayshawedding), saya kemudian menghubungi tim Kaysha dan meminta pricelist. Sebelum bertemu dengan Kaysha, sebenarnya saya sudah sempat survey ke beberapa vendor WO, di antaranya adalah Artea WO (yang kebetulan milik saudara teman saya), dan DWO (hasil rekomendasi dari Miarosa). Keduanya sudah cukup terkenal dalam menyelenggarakan acara pernikahan. Saya beberapa kali mendatangi pernikahan dengan DWO sebagai Wedding Organizernya. Sementara Artea sendiri kalau tidak salah digunakan untuk acara pernikahan Putri Titian dan Yunior Liem beberapa waktu silam. Dibandingkan keduanya, jelas Kaysha WO ini jauh lebih murah, karena memang WO nya terbilang masih baru. Apalagi Kaysha memang saat itu sedang dalam periode diskon. Ah, jodoh ini sih namanya ‚̧

Berikut ini saya lampirkan pricelist Artea, DWO, dan Kaysha. Semoga bermanfaat, ya.

Pricelist ARTEA WO 2015
Pricelist DWO 2015
Pricelist Kaysha WO 2016

Meskipun masih terbilang baru, ada satu hal yang menjadi daya tarik tersendiri dari Kaysha, satu hal yang belum pernah saya temukan di vendor WO lain. Kaysha menyediakan dua sesi konseling pranikah dengan psikolog (sudah include di dalam paket). Ini menurut saya keren banget dan pantas diacungi jempol, karena artinya Kaysha tidak hanya memperhatikan kelancaran acara pernikahan, tetapi juga bagaimana kesiapan calon pengantin sebelum memasuki jenjang pernikahan

Merasa Kaysha adalah jawaban dari kegalauan, akhirnya saya coba minta untuk arrange meeting dengan Kaysha. Akhirnya kita ketemu perdana di Kota Kasablanka bersama Ka Cipi dan Ka Nana (beliau ini yang nantinya akan jadi Project Leader untuk acara pernikahan saya). Ternyata, kebanyakan crew Kaysha adalah alumni UI, sebagian dari mereka bertemu dan akrab di BEM UI. Ceritanya, awal mula Kaysha membentuk WO adalah juga karena sering diminta bantuannya untuk menjadi panitia pernikahan (sesama anak UI juga). Mereka juga masih muda, perbedaan usia kami umumnya hanya terpaut 2 sampai 3 tahun saja.

Ternyata, setelah diskusi dengan Kaysha, alasan kenapa Kaysha menyediakan konseling pranikah adalah karena Kaysha memahami, bahwa pernikahan itu tidak sebatas pada resepsi saja. Pernikahan adalah perjalanan panjang seumur hidup. Oleh karena itu, jangan sampai pengantin terlalu exhausted dan stressed dalam mengatur acara pernikahan, sampai lupa bahwa perjalanan panjang pernikahan juga harus dipersiapkan. Konseling prapernikahan adalah salah satu cara untuk membekali calon pengantin dengan ilmu. So be calm, be prepared, and let Kaysha handle the wedding.

Seperti tulisan pada home blog ini, I wish for a blissful marriage, even more beautiful than my wedding.

kaysha

Kaysha Team ++ on duty

Untuk harga, harga yang ditawarkan Kaysha masih negotiable dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan budget. Kemarin saya menggunakan Half Day Package (Max VIP 20 tamu, tapi saya 30 tamu masih tidak apa apa). Half Day Package ini sebenarnya untuk paket acara akad nikah dan resepsi dalam satu hari (waktu kerja 9 jam), namun karena akad nikah saya berbeda hari, Kaysha merasa pekerjaan mereka menjadi sangat sedikit saat resepsi, oleh karena itu Kaysha memberikan 1 crew tambahan sehingga total crew yang bekerja menjadi 9 orang. Karena akad nikah yang berbeda hari, saya juga meminta tambahan crew untuk membantu penyelenggaraan akad nikah di hari sebelumnya sebanyak 3 orang (yang satu dari bonus crew tambahan). Untuk penambahan satu orang crew, Kaysha mengenakan biaya sebesar Rp 350.000 saja. Baik, ya??

To sums them up, crew Kaysha untuk pernikahan kami adalah 11 orang, 8 untuk resepsi, 3 untuk akad nikah. Untuk akad nikah memang crew yang bertugas lebih sedikit, karena secara garis besar, rangkaian acara adat siraman, akad nikah, panggih, tumplak punjen, dan begalan pada hari Jumat sudah dihandle oleh tim pemangku adat, yakni Pak Suryanto dari Sanggar Dewi Sri (Lihat Survey Pemangku Adat : Sanggar Dewi Sri (Pak Suryanto)).

Setelah kami deal dengan Kaysha, kami kembali dibuat let’s say…amazed. Ketika vendor lain biasanya hanya memberikan daftar pelayanan jasa atau quotation, kontrak kerja sama kami dengan Kaysha benar-benar disusun dalam bentuk Surat Perjanjian Kerja Sama (iya, yang isinya pasal-pasal, pihak pertama pihak kedua, dll), yang kemudian ditandatangani di atas materai.

Setelah deal dengan Kaysha, langkah selanjutnya adalah saya mulai mentransfer segala informasi ke Ka Nana yang menjadi Project Leader acara pernikahan saya. Semua mulai dari wedding preparation details, sampai informasi apa saja yang sudah, sedang, dan akan dilakukan, untuk kemudian dibuatkan checklist dan timeline persiapan dengan format Kaysha. Saya juga memberikan semua quotation dan perjanjian dengan vendor supaya Kaysha dapat memastikan vendor memenuhi semua kewajiban pelayanan yang telah disepakati.

Saya merasa beruntungsekali dibantu oleh Project Leader yang juga mendetail, mengingatkan kalau ada detail yang ternyata masih luput dari pikiran saya sebelumnya. Namun berbeda dengan saya, Ka Nana lebih santai, bisa menenangkan kalau saya tiba-tiba panik ketika teringat sesuatu yang belum beres. Beliau juga sangat inisiatif dan kooperatif. Inisiatif menawarkan bantuan teknis untuk hal yang belum kami kerjakan, seperti mengetikkan nama undangan, mencetak kartu VIP, mencetak foto display, menyewa dan membelikan frame foto, sampai mengambilkan souvenir dan menempelkan thank you notenya. Semua persiapan, sampai penyusunan Wedding Guidance Book dan technical meeting terakhir juga berlangsung lancar.

capture

Wedding Diaries

Untuk pelaksanaan hari H, tim Kaysha juga sangat professional dan mampu mengakomodasi keinginan dan kebutuhan kami beserta keluarga, sehingga saya dapat dirias dengan tenang. Sangat baik dalam mengorganisasikan kegiatan saat hari H mulai dari sarapan, sampai closing dan serah terima makanan dari pihak catering dan wedding cake. Semua detail persiapan seperti alat tulis, teks akad nikah, kupon-kupon, pengamanan mahar dan buku nikah, dan lain sebagainya, terhandle dengan sangat baik. Penyambutan tamu juga berlangsung teratur dan rapi, terutama untuk escorting tamu VIP untuk salaman, berfoto, dan menyantap hidangan. Alhamdulillah kami sangaat puas dengan service yang diberikan Kaysha. Setelah acara pun banyak tamu undangan dari teman maupun kolega orang tua yang menyatakan bahwa acara pernikahan kami berlangsung dengan teratur, rapi, dan well organized.

Thanks to Kaysha!

P.S :

Ada satu hal lagi yang menarik. Sebelum acara pernikahan, saya sempat request ke Kaysha untuk mengamankan beberapa porsi kambing guling untuk saya (kelakuan banget ya pengantin satu ini :p). Kaysha sudah mengamankan dan memisahkan porsi kambing guling tersebut di salah satu spot pada area VIP, namun pihak catering sangat sigap mengepak makanan ketika acara selesai, sehingga kambing guling yang tadi telah disiapkan entah berada di kotak yang mana. Well, who knows kan? Saya tidak menyalahkan siapa-siapa, thanks to Alfabet crew yang sangat sigap dalam bekerja. Beberapa pekan kemudian, project leader kami mengirimkan satu porsi sate dan gulai kambing ke alamat kami, sebagai pengganti kambing guling yang tidak jadi saya makan setelah resepsi pernikahan. How sweet, padahal itu sama sekali tidak perlu.

Ah, bagaimana mungkin saya tidak sayang? Hai Kaysha, apa kabar?

Kaysha Wedding Organizer

IG : @kayshawedding
Email : kaysha.the.wo@gmail.com

Semoga bermanfaat ya, plan every single details of your wedding with heart ‚̧

Dwi Mustika Handayani

[The Wedding Journal] Tips Menghitung Jumlah Porsi Catering pada Resepsi Pernikahan

Selamat siang, selamat berakhir pekan ya brides! Kali ini saya mau bercerita seputar tips dalam menghitung porsi catering pada resepsi pernikahan. Saya memperoleh ini dari diskusi dengan beberapa vendor catering, terutama catering yang saya gunakan pada acara pernikahan saya (Lihat Survey Review : Alfabet Catering). Silahkan disimak, semoga berkenan ya.

Nah, kalau kamu sudah menentukan jasa catering mana yang kamu gunakan (LihatHow to Find a Catering Service for Your Wedding), selanjutnya kamu perlu menentukan banyaknya porsi makanan yang kamu pesan. Dalam menjamu tamu undangan yang hadir, pastinya kita tidak ingin makanan yang kita pesan habis dalam waktu sekejap bukan? Meskipun demikian, pemesanan makanan berlebih sehingga mubadzir dan terbuang sia-sia juga sebaiknya dihindari. Bukankah segala yang berlebihan itu tidak baik?

So how to manage this?

Step 1: Jumlah Undangan x 2

Ketika kamu mengundang banyak tamu, pastikan bahwa kamu juga memesan cukup makanan untuk menjamu semua tamu yang hadir. Sayangnya, budaya pernikahan di Indonesia tidak lazim menggunakan sistem RSVP, walaupun RSVP sangat membantu untuk menentukan jumlah dan jenis makanan yang kamu pesan. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengalikan jumlah undangan dengan faktor 2. Hal ini berdasarkan asumsi bahwa tamu yang diundang akan membawa serta pasangannya. Walaupun ada juga yang membawa serta keluarganya untuk hadir, atau datang seorang diri, mengalikan dengan faktor 2 masih dirasa paling ideal hingga saat ini.

Step 2 : Tambahkan dengan jumlah keluarga dan panitia

Sibuk memikirkan tamu undangan jangan sampai membuatmu lupa tentang keluarga. Tambahkan jumlah keluarga kalian berdua ke dalam jumlah di atas. Kamu bisa memperkirakan ini dari mendata keluarga dari kamu, pasangan, dan orang tua masing-masing.

Step 3 : Mengurangi dengan faktor ketidakhadiran (umumnya 10%)

Ketika kita mengundang tamu, tidak ada yang menjamin bahwa semua tamu undangan dapat hadir. A hundred percent attendance is a super rare thing. Beberapa tamu mungkin memiliki agenda lain yang membuat mereka tidak dapat hadir, apalagi kalau sebagian tamu adalah orang penting. Oleh karena itu, lakukan pengurangan sebesar 10% dari porsi total awal. Angka ini bisa kurang, lebih, atau tidak sama sekali, sesuai dengan kondisi masing ‚Äď masing keluarga. Bisa jadi, kamu juga menyebar undangan online juga yang memungkinkan banyak temanmu hadir, sehingga kamu justru menambahkan dan bukannya mengurangi. Atau misalnya, banyak undangan yang lokasinya jauh dari tempat resepsimu, sehingga kemungkinan besar tidak hadir. Pertimbangkan juga seberapa baik relasi yang kamu bangun dengan para tamu undangan. Your careful consideration is very important for this.

Jadi, seandainya kamu menyebar 750 undangan dan menggunakan faktor ketidakhadiran sebesar 10% ini, maka :

Total                                      : 750 x 2 = 1500 pax
Faktor Ketidakhadiran    : 10% x 1500 = 150 pax
Hasil¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬† : 1500 ‚Äď 150 = 1350 pax

Sehingga, 1350 pax merupakan jumlah yang perlu kamu pesan.

Step 4 : Perbandingan Buffet dan Stall. Rasio 60 : 40 dan 50 : 50

Kita juga perlu bijak dalam membagi porsi pada buffet dan stall. Sebagai panduan umum, perbandingan 60:40 biasa digunakan untuk acara pernikahan pada siang hari, yang artinya 60% porsi buffet, dan 40% porsi stall. Misalnya hasil dari 3 step di atas menghasilkan angka 1000, maka 60% x 1000 = 600 porsi buffet (kalau kamu mendapatkan angka tanggung, biasanya dibulatkan sehingga dapat dibagi 50). Sementara acara pada malam hari umumnya menggunakan perbandingan 50:50 karena para tamu biasanya lebih memilih untuk mencari menu makanan ringan pada stall dibanding makanan berat pada buffet.

Step 5 : Perbandingan 1:5. 1 Porsi Buffet Setara dengan 5 Porsi Stall

Pernahkah kamu hadir pada pesta pernikahan, makan satu porsi pada stall, kemudian pulang, padahal masih banyak pilihan menu pada stall lain? Tentu tidak! Setelah menyantap satu hidangan, biasanya tamu undangan akan berkeliling dan mencoba hidangan yang lain. Oleh karena itu, kalikan jumlah porsi stall dari perhitungan sebelumnya dengan 5, sehingga :

Jumlah Porsi Buffet         : 60% x 1000 = 600 porsi
Jumlah Porsi Stall            : 40% x 1000 x  5 = 2000 porsi

!Tips : Daripada mendistribusikan sedikit porsi pada banyak menu stall, lebih baik lebih sedikit stall namun dengan kapasitas porsi sedang-besar (400-500 porsi /stall). Saat ini banyak penyedia jasa catering yang memberi penawaran menggiurkan dengan banyaknya jenis stall yang diberikan (apalagi kelihatannya lezat-lezat, bikin mau semua hehe), namun hanya 150-200 porsi/stall. Penghitungan seperti ini memungkinkan porsi stall mu habis dalam waktu yang sangat singkat.

!Tips : Untuk penyediaan air putih, satu porsi buffet sebaiknya setara dengan lima gelas air putih.

Contoh Order

Berikut ini adalah contoh order yang saya buat kemarin. Undangan yang saya sebar adalah 750 undangan. Belum termasuk keluarga dan teman-teman yang diundang dengan undangan online. Namun karena banyak yang kemungkinannya kecil untuk hadir, kami anggap 750 undangan tersebut sudah termasuk keluarga. Sehingga kami hanya tambahkan ekstra 50 menjadi 800.

Secara teori

Total                                      : 800 x 2 = 1600 pax
Faktor Ketidakhadiran      : 10% x 1600 pax = 160 pax
Hasil¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† : 1600 ‚Äď 160 = 1440 pax => kami turunkan ke bawah menjadi 1400 karena berbagai pertimbangan.

Jumlah Porsi Buffet            : 60% x 1400 pax = 840 porsi => dibulatkan 850
Jumlah Porsi Stall               : 40% x 1400 pax x 5 = 2800 porsi.

Meskipun demikian, kami merasa perbandingan 60:40 ini idealnya untuk pesanan maksimal 1000-1200 pax. Kami merasa 850 pax untuk buffet itu terlalu banyak, sehingga kami memutuskan hanya memesan 750 pax buffet dan mengalokasikan sisanya untuk menambah stall. Kalau kamu melakukan ini juga, ingat perbandingan 1 porsi buffet adalah 5 porsi stall ya, brides. Penambahan beberapa undangan di akhir membuat ibu (dan saya) terlalu khawatir makanannya kurang sehingga kami menambah stall lagi, padahal pihak catering berkali kali meyakinkan kalau makanannya sudah cukup. Thanks Mbak Rossi for assuring us!

Realisasi

Total Pesanan                    : 1400 pax
Jumlah Porsi Buffet         :  750 porsi.
Sehingga jumlah porsi stall seharusnya (1400-750)x5 = 3250 porsi
Jumlah Porsi Stall             : 3400 pax, kami lebihkan 150.
Ditambah bonus waffle ice cream dan molten cake 600 porsi, totalnya menjadi 4000 porsi stall.

Sehingga kalau dihitung ulang, 750 porsi stall dan 4000 porsi buffet ini adalah total porsi untuk 1550 pax, dengan perbandingan buffet:stall adalah 48:52

Alhamdulillah, dari laporan kerabat yang hadir, pada pukul 12.30 makanan pada stall dan buffet masih berlimpah. Dan setelah makanan sisa diberikan ke keluarga pun, bagi keluarga tidak over, cukup untuk dibagi-bagikan ke keluarga dan dimakan sampai keesokan harinya. Kalau teman-teman ada yang hadir terlambat pada pernikahan kami dan kehabisan makanan setelah pukul 1 siang, itu karena pihak catering sudah mulai berbenah.

Demikian, semoga bermanfaat ya.

Plan every single details of your wedding with heart ‚̧

Dwi Mustika Handayani

//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});